Hay una idea instalada en muchas empresas peruanas: que la multa llega cuando falta un documento.
No es así. El numeral 1 del artículo 177 del Código Tributario sanciona algo distinto y más incómodo:
No exhibir los libros, registros u otros documentos que ésta solicite. — Artículo 177, numeral 1, Código Tributario
No dice “no tener”. Dice “no exhibir”.
El archivo puede estar completo, ordenado y en el depósito de Lurín. Si el documento no llega a la mesa del auditor dentro del plazo del requerimiento, la infracción ya se configuró.
Cuánto cuesta exactamente
La sanción está en la Tabla I del Código Tributario, aplicable a personas y entidades generadoras de renta de tercera categoría, incluidas las del Régimen MYPE Tributario.
| Infracción | Referencia | Sanción | Tope |
|---|---|---|---|
| No exhibir los libros, registros u otros documentos que ésta solicite | Art. 177 num. 1 | 0.6% de los IN | Nota (10) |
| No permitir o no facilitar el uso de equipo de recuperación visual de microformas, equipamiento de cómputo u otros medios de almacenamiento; no proporcionar perfiles de acceso al sistema contable | Art. 177 num. 11 | 0.3% de los IN | Nota (11) |
Las notas al pie son las que fijan el rango real:
- Nota (10): cuando la sanción se calcule en función a los IN anuales, no podrá ser menor al 10% de la UIT ni mayor a 25 UIT.
- Nota (11): mismo piso de 10% de la UIT, con techo de 12 UIT.
Con la UIT 2026 en S/ 5,500 (Decreto Supremo 301-2025-EF, vigente desde el 1 de enero de 2026), el cuadro queda así:
| Ingresos netos del ejercicio anterior | 0.6% (num. 1) | Multa aplicable |
|---|---|---|
| S/ 500,000 | S/ 3,000 | S/ 3,000 |
| S/ 2 000,000 | S/ 12,000 | S/ 12,000 |
| S/ 10 000,000 | S/ 60,000 | S/ 60,000 |
| S/ 30 000,000 | S/ 180,000 | S/ 137,500 (tope de 25 UIT) |
| S/ 60,000 | S/ 360 | S/ 550 (piso de 10% UIT) |
Sobre ese importe puede operar el régimen de gradualidad según cuándo se subsane la omisión. Pero el punto de partida es este, y se calcula sobre los ingresos, no sobre el valor del documento que no apareció.
El numeral que casi nadie cita
El numeral 1 es conocido. El numeral 11 casi no se menciona, y es el que interpela directamente a las empresas que ya digitalizaron:
No permitir o no facilitar a la Administración Tributaria, el uso de equipo técnico de recuperación visual de microformas y de equipamiento de computación o de otros medios de almacenamiento de información para la realización de tareas de auditoría tributaria, o no proporcionar los perfiles de acceso al sistema de procesamiento electrónico de datos con el que el deudor tributario registra sus operaciones contables, cuando se hallaren bajo fiscalización o verificación. — Artículo 177, numeral 11, Código Tributario
Su texto vigente proviene del Decreto Legislativo 1523, publicado el 18 de febrero de 2022 y vigente desde el 19.
Léalo con atención, porque cambia la naturaleza de la obligación:
flowchart TD
A["Requerimiento de SUNAT"] --> B{"¿El documento existe<br/>en el archivo?"}
B -->|No| C["Art. 177 num. 1<br/>0.6% de los IN"]
B -->|Sí| D{"¿Se puede exhibir<br/>dentro del plazo?"}
D -->|No| C
D -->|Sí, en microforma<br/>o repositorio| E{"¿La Administración puede<br/>leerlo y acceder?"}
E -->|No| F["Art. 177 num. 11<br/>0.3% de los IN"]
E -->|Sí| G["Requerimiento atendido"]
style C fill:#FF9900,color:#fff
style F fill:#FF9900,color:#fff
style G fill:#2D495D,color:#fff
Digitalizar mueve el riesgo, no lo elimina. Un repositorio sin visor operativo, sin índice consultable o sin perfiles de acceso para el auditor reproduce el mismo problema que tenía el archivo de papel desordenado, solo que con otro numeral.
Qué se le pide realmente a un archivo en fiscalización
Un requerimiento típico no pide “los documentos”. Pide una intersección: un tipo de documento, de un periodo, vinculado a operaciones específicas, con un plazo corto.
De ahí que el archivo se juegue en tres capacidades, no en una:
| Capacidad | Pregunta que responde | Qué falla cuando no existe |
|---|---|---|
| Integridad | ¿Está el documento? | Extravío, deterioro, series incompletas |
| Recuperabilidad | ¿Puedo encontrarlo en horas? | Cajas sin inventario, escaneos sin índice |
| Exhibibilidad | ¿Puede la Administración leerlo y verificarlo? | Formatos sin visor, accesos no provistos, soportes ilegibles |
La mayoría de las empresas invierte en la primera, descuida la segunda y descubre la tercera durante la fiscalización.
El error de cálculo del plazo
Un patrón que se repite: la empresa depura el archivo “porque ya pasaron cinco años” y luego no puede exhibir.
Ese número no está en la norma vigente. El numeral 7 del artículo 87 obliga a conservar libros, registros, documentos y antecedentes mientras el tributo no esté prescrito. Y la prescripción del artículo 43 es de:
- 4 años si se presentó la declaración;
- 6 años si no se presentó;
- 10 años cuando el agente de retención o percepción no pagó el tributo retenido o percibido.
A eso se suma el cómputo del artículo 44: el plazo no corre desde la fecha del documento, sino desde el 1 de enero siguiente al vencimiento del plazo para presentar la declaración anual respectiva. Y los artículos 45 y 46 prevén interrupción y suspensión —una fiscalización en curso, entre otros supuestos—, de modo que el archivo puede seguir siendo exigible bastante después del cálculo inicial.
Una factura de enero de 2026 pertenece al ejercicio 2026, cuya declaración vence en 2027: el cómputo arranca el 1 de enero de 2028. Depurarla en 2031 “porque ya pasaron cinco años” es adelantar la eliminación.
Lo desarrollamos en detalle en plazos de conservación documental en Perú y en conservación de comprobantes de pago electrónicos.
Qué hace la diferencia en la práctica
No es el escáner. Es el índice.
Una fiscalización se atiende bien cuando la empresa puede pasar de “está en alguna caja del 2022” a “aquí está, con su acta de digitalización” en el mismo día. Eso requiere tres cosas concretas:
- Un inventario por serie documental, no por caja. La caja es una unidad de almacenamiento; la serie es la unidad de búsqueda.
- Metadatos que coincidan con cómo pregunta SUNAT: periodo, tipo de comprobante, RUC de la contraparte, número de operación. Un OCR que solo produce texto plano no responde un requerimiento.
- Un modo de exhibición previsto de antemano: quién da acceso al auditor, en qué equipo, con qué perfil. Improvisarlo durante la fiscalización es justamente lo que el numeral 11 sanciona.
Cuando el archivo se constituye como microforma conforme al Decreto Legislativo 681 y a la NTP 392.030-2, con fedatario informático y en un organismo certificado, la exhibición deja de depender del papel: el soporte digital tiene el valor del original. Es la diferencia entre digitalizar para ordenar y digitalizar para poder responder. Está desarrollado en microformas con valor legal.
Checklist antes del próximo requerimiento
- ¿Puede ubicar un comprobante de hace tres ejercicios en menos de dos horas, sin llamar a nadie?
- ¿El inventario está por serie documental y periodo, o por número de caja?
- ¿Los índices contienen los campos por los que SUNAT pregunta, o solo el nombre del archivo?
- ¿Hay un procedimiento escrito para dar acceso de lectura al auditor, con perfiles ya definidos?
- ¿Alguien verificó que los soportes antiguos —microfilm, CD, discos— siguen siendo legibles con el equipo disponible hoy?
- ¿La política de depuración se calcula por prescripción del tributo o por una regla de cinco años heredada?
Conclusión
La infracción del artículo 177 no mide el orden del archivo. Mide el tiempo de respuesta de la empresa frente a un requerimiento con plazo.
Un archivo íntegro pero irrecuperable y un archivo incompleto producen, ante SUNAT, exactamente el mismo resultado: 0.6% de los ingresos netos, con un techo de S/ 137,500 en 2026.
La diferencia no la marca cuánto papel se guarda, sino cuánto tarda en aparecer.
