Las dos primeras entregas de esta serie cubrieron los elementos de la ficha y las decisiones de diseño.
Queda la parte menos glamorosa y la que más lotes echa a perder: lo que pasa con el papel entre que sale de la imprenta y entra al lector.
Impresión: precisión o autonomía
Hay dos caminos, y cada uno cambia dónde queda el riesgo.
Impresión de precisión
Una imprenta especializada en formularios de lectura óptica aporta tres cosas concretas:
| Factor | Por qué importa |
|---|---|
| Papel de calidad con brillo constante | El brillo define el contraste contra el que el lector compara la marca. Un brillo irregular estrecha ese margen |
| Tolerancias estrechas de registro | Precisión en la posición de la imagen respecto al borde físico del papel. Si el timing track se desplaza, la lectura se desalinea |
| Colores que efectivamente hacen dropout | Garantía de que la burbuja impresa no será leída como respuesta |
Los tres son invisibles en la ficha terminada y determinantes en el resultado.
Impresión propia
Es viable y da autonomía real: se decide cuántas fichas imprimir y cuándo, e incluso se pueden modificar hasta poco antes de aplicar la evaluación o la encuesta. A cambio, los tres riesgos anteriores pasan a quien imprime.
Dos especificaciones a respetar:
- Papel bond de 24 libras con brillo 84. No es un detalle: es el contraste de referencia del sistema.
- Probar el dropout si se usan las capacidades de color de una impresora láser, antes de administrar nada.
flowchart TD
A["¿Cómo imprimo<br/>las fichas?"] --> B["Impresión<br/>de precisión"]
A --> C["Impresión<br/>propia"]
B --> D["Papel, registro y color<br/>garantizados por el proveedor"]
C --> E["Papel bond 24 lb,<br/>brillo 84"]
C --> F["Probar dropout<br/>antes de aplicar"]
E --> G["Lote de prueba:<br/>imprimir, marcar y procesar"]
F --> G
D --> H["Aplicación"]
G --> H
style G fill:#FF9900,color:#fff
style H fill:#2D495D,color:#fff
El paso naranja es el que casi nadie hace y el único que detecta un problema mientras todavía se puede arreglar.
Plegado: tres formas admitidas, una recomendada
Primero, la advertencia de fondo: las fichas sin doblar se leen mejor que las dobladas. Si el envío no obliga a plegar, no se pliega.
Cuando hay que hacerlo, la regla que no admite excepción es dónde cae el doblez:
Los pliegues solo pueden caer sobre timing marks especiales de media pulgada de largo que no contengan posiciones de respuesta. Esas marcas existen justamente para que el doblez no se lea como una timing mark falsa.
Un pliegue en cualquier otra altura puede desalinear toda la lectura a partir de ese punto. Y el error es difícil de diagnosticar, porque los datos llegan: solo que corridos.
Los tres pliegues
Medidas sobre hoja de 8 1/2 × 11 pulgadas.
| Pliegue | Cómo se hace | Dimensiones plegadas |
|---|---|---|
| Acordeón o Z (recomendado) | Anverso hacia arriba. Se dobla en tercios: la sección del leading edge baja y la del trailing edge sube | ≈ 3 2/3 × 8 1/2 in |
| Bi-fold | Anverso hacia arriba. Se dobla por la mitad bajando la sección del leading edge | ≈ 5 1/2 × 8 1/2 in |
| Pliegue carta | En tercios (± 1/8 in). Las secciones de entrada y salida del reverso se doblan hacia abajo | ≈ 3 2/3 × 8 1/2 in |
Superficie de la ficha tras cada tipo de pliegue, sobre hoja carta
El acordeón y el pliegue carta rinden el mismo tamaño final; se diferencian en la dirección de los dobleces y, sobre todo, en el comportamiento durante la alimentación. El acordeón es el recomendado para obtener los mejores resultados en el escáner.
Fuente: Cálculo propio sobre las dimensiones plegadas de una hoja de 8,5 × 11 pulgadas
Desplegado: las 24 horas que nadie espera
Este es el paso que más sorprende cuando se planifica un proyecto con fichas devueltas por correo.
Las fichas plegadas se desdoblan y se apilan planas veinticuatro horas antes de procesar, en un ambiente controlado:
- Temperatura entre 15 y 27 °C
- Humedad entre 40 y 60 %
El procedimiento es este:
- Enderezar por contra-pliegue. Doblar las hojas en sentido contrario a su pliegue original, y después volver a doblarlas como estaban.
- Alisar. Con la mano o con un objeto pesado. Cuanto más planas queden, mejor se leen.
- Orientar. Verificar que los bordes de entrada queden hacia abajo y entren primero al equipo.
Y una recomendación operativa: cargar la bandeja con pocas hojas preplegadas a la vez. La cantidad que el equipo tolera depende de lo planas que hayan quedado, así que no hay un número fijo — se ajusta observando.
Ambiente: humedad y estática
El papel es un material higroscópico, y eso tiene dos consecuencias distintas:
flowchart LR
A["Ambiente<br/>muy húmedo"] --> B["El papel cambia<br/>de dimensión"]
B --> C["Se altera el registro<br/>de la lectura"]
D["Ambiente<br/>muy seco"] --> E["Estática"]
E --> F["Las hojas se pegan<br/>y se alimentan de a dos"]
C --> G["Aclimatar 24 h<br/>15-27 °C · 40-60 % HR"]
F --> G
style G fill:#2D495D,color:#fff
La solución es la misma en ambos casos: aclimatar las hojas 24 horas antes de procesarlas.
Reparación: qué se salva y qué no
| Daño | Reparación |
|---|---|
| Doblada o arrugada | Aplanar bajo un peso durante la noche |
| Marcas indeseadas | Borrar, o cubrir con cinta correctora. Si se usa líquido corrector, dejarlo secar del todo — si no, ensucia los cabezales |
| Rota | Reparar con cinta y verificar la lectura después, sobre todo si cubre marcas o el timing track |
| Irrecuperable | Copiar las marcas a una hoja nueva |
Dos advertencias que se pasan por alto:
- La cinta puede provocar un error de alimentación múltiple, aunque la reparación sea correcta. Conviene procesar esas hojas aparte.
- Las fundas protectoras no son un método de reparación. Afectan la calibración del equipo.
El instrumento de marca
Un último punto que pertenece a la manipulación y no al diseño: hay equipos que solo leen lápiz, y otros que permiten elegir entre lápiz y tinta azul o negra.
Hay que usar el instrumento que corresponda a la configuración con la que se va a procesar. Repartir bolígrafos en una aplicación configurada para lápiz produce un lote entero sin datos, y no hay reparación posible: solo volver a aplicar.
Checklist operativo
Antes de imprimir el tiraje
- ¿Se procesó un lote de prueba completo —impreso, marcado y leído—?
- Si es impresión propia, ¿el papel es bond 24 lb con brillo 84?
Antes de distribuir
- Si la ficha se pliega, ¿los dobleces caen sobre timing marks largas sin posiciones de respuesta?
- ¿Se eligió acordeón frente a las otras opciones?
- ¿El instrumento de marca repartido coincide con la configuración del equipo?
Antes de procesar
- ¿Las fichas llevan 24 horas desplegadas y apiladas planas?
- ¿El ambiente estuvo entre 15 y 27 °C y 40-60 % de humedad?
- ¿Las hojas reparadas con cinta se procesan por separado?
- ¿La bandeja se carga con pocas hojas cuando vienen preplegadas?
Conclusión
Una ficha óptica bien diseñada puede fallar por completo en manos del papel: un brillo distinto, un pliegue mal ubicado, un depósito húmedo o un bolígrafo repartido por error.
Ninguno de esos factores aparece en el archivo de diseño. Todos aparecen en la operación, y casi todos se previenen con dos cosas baratas: un lote de prueba procesado de principio a fin, y veinticuatro horas de anticipación antes de meter la primera hoja al lector.
Esta serie:
- Anatomía de una ficha óptica OMR — los nueve elementos
- Diseño de fichas ópticas — criterios, colores e instrucciones
- Impresión, plegado y manipulación de fichas (este artículo)
