Hay una cifra que se repite en casi todas las políticas de archivo que se revisan en el Perú: «los comprobantes se guardan cinco años».
No es lo que dice la norma vigente.
Lo que realmente exige el Código Tributario
El numeral 7 del artículo 87 del Código Tributario obliga a conservar los libros y registros —llevados en sistema manual, mecanizado o electrónico— así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, mientras el tributo no esté prescrito.
No hay un número de años en el texto. Hay una condición. Y esa condición se resuelve en otro artículo.
La prescripción: cuatro, seis o diez años
El artículo 43 fija tres plazos distintos:
| Supuesto | Plazo de prescripción |
|---|---|
| Se presentó la declaración | 4 años |
| No se presentó la declaración | 6 años |
| Agente de retención o percepción que no pagó el tributo retenido o percibido | 10 años |
Plazos de prescripción del artículo 43 del Código Tributario
El plazo de conservación documental no es autónomo: se determina por el plazo de prescripción aplicable a cada obligación tributaria. Una misma empresa puede tener, al mismo tiempo, documentos sujetos a los tres plazos.
Fuente: Código Tributario, artículo 43
Esto tiene una consecuencia práctica incómoda: una misma empresa puede tener documentos sujetos a los tres plazos a la vez. Los periodos declarados en plazo se rigen por los cuatro años; una omisión de declaración arrastra seis; y si hubo retenciones no pagadas, esa parte queda expuesta diez años.
Depurar el archivo con un criterio único —«todo lo de hace más de cinco años se va»— destruye documentación que sigue siendo exigible.
El detalle que arruina los calendarios de depuración
El transcurso del tiempo no basta. Además de computar el plazo según las reglas del artículo 44, que define desde cuándo empieza a correr en cada supuesto, hay que verificar que no se haya producido ninguna causal de interrupción o suspensión.
Una fiscalización, una notificación de la Administración o la interposición de un recurso pueden reiniciar el cómputo o congelarlo. En términos de archivo esto significa una cosa muy concreta:
Un documento que según el calendario estaba a punto de vencer puede quedar exigible varios años más, y el archivo no se entera salvo que alguien se lo comunique.
Por eso las políticas de retención serias no se ejecutan por fecha automática. Antes de cualquier eliminación se verifica que no exista procedimiento, fiscalización o litigio en curso que alcance a esos periodos. Es el equivalente tributario de una suspensión de destrucción.
Qué es exactamente lo que hay que conservar
Aquí aparece el segundo malentendido frecuente. El comprobante de pago electrónico es el XML. El PDF es una representación impresa: sirve para circular, para entregarlo a quien no es emisor electrónico y para que una persona lo lea.
flowchart TD
A["Operación<br/>comercial"] --> B["XML firmado<br/>digitalmente"]
B --> C["Envío a SUNAT / OSE<br/>(fecha de emisión o día siguiente)"]
B --> D["Representación impresa<br/>o PDF"]
D --> E["Entrega al<br/>adquirente"]
B --> F["Archivo del emisor<br/>mientras el tributo no prescriba"]
C --> G["CDR<br/>constancia de recepción"]
G --> F
style B fill:#2D495D,color:#fff
style F fill:#FF9900,color:#fff
La obligación de almacenar, archivar y conservar alcanza:
- Los comprobantes de pago electrónicos y notas electrónicas que el emisor emite.
- Los que recibe en su condición de adquirente o usuario electrónico.
- Los resúmenes diarios y las comunicaciones de baja.
El almacenamiento puede realizarse en medios magnéticos, ópticos, entre otros. Y el adquirente o usuario no electrónico debe almacenar, archivar y conservar la representación impresa o, según corresponda, el comprobante de pago electrónico o la nota electrónica.
Conservar solo el PDF es conservar la fotocopia
En una fiscalización, lo que permite verificar la autenticidad e integridad del comprobante es el XML con su firma digital. El PDF no lleva esa carga probatoria.
El problema no se manifiesta el primer año. Se manifiesta al cuarto, cuando la empresa cambió de proveedor de facturación, el portal antiguo se dio de baja y lo único que quedó en los servidores propios fueron los PDF que alguien descargó «por si acaso».
Dos plazos que no hay que confundir
| Obligación | Plazo | A quién alcanza |
|---|---|---|
| Poner los comprobantes a disposición del cliente vía web | 1 año desde la emisión | Emisor electrónico frente al adquirente |
| Conservar los comprobantes emitidos y recibidos | Mientras el tributo no esté prescrito | Contribuyente frente a la Administración |
El año de disponibilidad es una obligación comercial de servicio: durante ese periodo el adquirente puede leer, descargar e imprimir sus comprobantes. No es el plazo de archivo. Confundirlos lleva a empresas que purgan su repositorio al año, convencidas de haber cumplido.
Si se pierden
El propio numeral 7 del artículo 87 obliga a comunicar a la Administración Tributaria, en un plazo de quince días hábiles, la pérdida o destrucción por siniestro, asaltos y otros eventos, de los libros, registros, documentos y antecedentes, mientras el tributo no esté prescrito.
Vale la pena leer eso pensando en un repositorio digital. Un servidor corrupto sin respaldo verificado, una migración fallida o un ransomware que cifra el archivo caben perfectamente en «otros eventos». La diferencia con un incendio es que la pérdida digital tarda meses en detectarse, y para entonces el plazo de quince días hábiles hace rato que corrió.
Checklist de conservación de comprobantes electrónicos
- ¿Se conserva el XML o solo la representación impresa?
- ¿Se conservan también los comprobantes recibidos de proveedores, no solo los emitidos?
- ¿Están incluidos los resúmenes diarios y las comunicaciones de baja?
- ¿La política de retención distingue los plazos de 4, 6 y 10 años según el supuesto, o aplica uno solo a todo?
- Antes de eliminar, ¿se verifica que no haya fiscalización, requerimiento o recurso en curso sobre ese periodo?
- ¿El respaldo está probado, o solo configurado?
- Si mañana cambia el proveedor de facturación, ¿los XML quedan en poder de la empresa?
Conclusión
La pregunta correcta no es cuántos años guardar un comprobante electrónico, sino hasta cuándo sigue vivo el tributo al que se refiere. Esa es la variable, y no la controla el área de archivo: la controlan la declaración, la fiscalización y los recursos.
Lo que sí controla el archivo es lo otro: que cuando llegue el requerimiento, el XML exista, se pueda abrir y se pueda encontrar.
