De todas las obligaciones documentales laborales, el registro de control de asistencia es la que tiene el plazo más claro y la que más se maneja con el criterio más difuso.
El plazo está escrito con un número en la norma:
Art. 6°. Archivo de los registros. Los empleadores deben conservar los registros de asistencia hasta por cinco (5) años de ser generados. — Decreto Supremo N° 004-2006-TR
Cinco años desde que se generó el registro. No desde el cese del trabajador, no desde el cierre del ejercicio. Desde la marcación.
Qué exige la norma, artículo por artículo
El D.S. 004-2006-TR, vigente desde el 6 de mayo de 2006, es corto y directo. Vale la pena leerlo entero porque cada artículo resuelve una duda operativa distinta.
| Artículo | Materia | Regla |
|---|---|---|
| 1° | Ámbito | Todo empleador del régimen laboral privado debe tener un registro permanente |
| 2° | Contenido | Cinco datos mínimos obligatorios |
| 3° | Medio | Soporte físico o digital, con medidas de seguridad |
| 4° | Retiro del control | Cuándo puede impedirse el registro de ingreso |
| 5° | Disposición | A quién debe exhibirse |
| 6° | Archivo | Conservación hasta por cinco años |
| 7° | Presunciones | Permanencia después del horario de salida |
Quién debe registrar y quién no
El artículo 1 establece que todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada debe tener un registro permanente de control de asistencia, en el que los trabajadores consignan de manera personal el tiempo de labores.
La obligación incluye a las personas bajo modalidades formativas y a los destacados al centro de trabajo por entidades de intermediación laboral.
Y excluye a tres grupos: los trabajadores de dirección, los que no se encuentran sujetos a fiscalización inmediata y los que prestan servicios intermitentes durante el día.
La exclusión depende de cómo se trabaja realmente, no de cómo se llama el cargo en el contrato.
Los cinco datos mínimos
El artículo 2 los enumera:
- Nombre o razón social del empleador.
- RUC del empleador.
- Nombre y documento nacional de identidad del trabajador.
- Fecha, hora y minuto del ingreso o salida de la jornada y del tiempo de refrigerio.
- Identificación de las horas extraordinarias o de sobretiempo laboradas.
El quinto es el que más falta. Muchos sistemas de marcación registran horas de entrada y salida con precisión de segundo, pero no distinguen qué parte de esa permanencia constituye sobretiempo. Y el sobretiempo es justamente el dato con consecuencias económicas.
Soporte digital, sí; archivo editable, no
El artículo 3 es permisivo en el medio y estricto en la condición:
El control de asistencia puede ser llevado en soporte físico o digital, adoptándose medidas de seguridad que no permitan su adulteración, deterioro o pérdida.
Esa frase es la que descalifica la práctica más extendida: la hoja de cálculo compartida.
flowchart TD
A["Registro de asistencia"] --> B{"¿Soporte con medidas contra<br/>adulteración, deterioro y pérdida?"}
B -->|"Hoja de cálculo editable<br/>sin trazabilidad"| C["Cumple la forma,<br/>no la condición del art. 3"]
B -->|"Sistema con trazabilidad,<br/>respaldo y control de accesos"| D["Registro oponible"]
B -->|"Papel firmado,<br/>archivado y recuperable"| D
style C fill:#FF9900,color:#fff
style D fill:#2D495D,color:#fff
El mismo artículo añade una obligación que se olvida: en el lugar donde se establezca el control de asistencia debe exhibirse de manera permanente a todos los trabajadores el horario de trabajo vigente, con los tiempos de tolerancia si los hubiera.
La obligación de exhibir, no solo de tener
El artículo 5 convierte al registro en un documento de exhibición obligatoria ante:
- La autoridad administrativa de trabajo.
- La organización sindical.
- El representante de los trabajadores.
- Cuando no existan los dos anteriores, el trabajador, sobre la información vinculada con su labor.
Y cierra ampliando el alcance: son competentes para solicitar la exhibición del registro todas las autoridades públicas que tengan tal atribución determinada por ley.
Esto acerca el registro de asistencia al mismo problema que tienen los documentos tributarios: no basta con conservarlos, hay que poder mostrarlos dentro de un plazo. Un registro correcto pero irrecuperable produce el mismo resultado que uno inexistente.
El artículo 7 es donde está el dinero
Las presunciones de sobretiempo son el motivo por el que este registro importa más de lo que su tamaño sugiere:
| Permanencia después del horario de salida | Presunción |
|---|---|
| Hasta una hora | Relativa: se presume que el empleador dispuso el sobretiempo, admite prueba en contrario |
| Más de una hora | Absoluta: se presume que el empleador dispuso el sobretiempo por todo el tiempo de permanencia |
La norma añade el deber correlativo: los empleadores deben adoptar las medidas suficientes que permitan el retiro inmediato de los trabajadores del centro de trabajo.
Frente a una presunción absoluta, la discusión ya no es sobre si hubo sobretiempo. La única defensa posible es un registro íntegro, con las horas extraordinarias identificadas, conservado y exhibible. Cuando el registro falta o es inconsistente, la presunción opera sin contrapeso.
Cómo se cruza con el resto del legajo
El registro de asistencia no vive solo. En una inspección se pide junto a contratos, boletas y planillas, y cada uno tiene su propio plazo:
| Documento | Plazo | Base |
|---|---|---|
| Registro de control de asistencia | Hasta 5 años desde su generación | D.S. 004-2006-TR, art. 6 |
| Boletas de pago (duplicado del empleador) | 5 años después del pago | D.S. 001-98-TR |
| Planillas de remuneraciones | Permanente | D.S. 001-98-TR |
| Contratos de trabajo | 4 años desde el día siguiente al cese | Ley 27321 (prescripción laboral) |
| Registros del sistema de gestión de SST | Según el registro, hasta 20 años | Ley 29783 y D.S. 005-2012-TR |
Aplicar un plazo único a todo el legajo es el error más común y el más caro en las dos direcciones: destruir antes de tiempo deja a la empresa sin prueba, y conservar indefinidamente choca con la obligación de no mantener datos personales más allá de su finalidad. El detalle está en plazos de conservación documental en Perú y en conservación de expedientes laborales.
Las sanciones por incumplimientos en materia de documentación laboral se calculan en UIT según el tamaño de la empresa y el número de trabajadores afectados, conforme al reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo. Con la UIT 2026 en S/ 5,500, cualquier escala se mueve hacia arriba respecto del año anterior.
Checklist de cinco minutos
- ¿El registro identifica las horas de sobretiempo, o solo entradas y salidas?
- ¿El soporte digital tiene trazabilidad de cambios, o es un archivo que cualquiera puede editar?
- ¿Se puede recuperar la asistencia de un mes de hace cuatro años sin abrir cajas?
- ¿Está exhibido el horario de trabajo vigente en el lugar del control?
- ¿Existe un procedimiento para el retiro inmediato de los trabajadores al terminar la jornada?
- ¿Los registros de trabajadores cesados siguen conservándose hasta cumplir los cinco años desde su generación?
Conclusión
El registro de control de asistencia es un documento pequeño con dos características poco comunes: un plazo de conservación escrito con un número y una presunción legal en contra del empleador cuando falta.
Esa combinación lo convierte en uno de los pocos documentos donde la calidad del archivo se traduce directamente en dinero. No por lo que cuesta guardarlo, sino por lo que cuesta no encontrarlo.
