Hay un momento predecible en casi todo proyecto de archivo del sector público peruano. Alguien revisa el depósito, comprueba que hay series con veinte años de antigüedad y plazo vencido, y pregunta lo razonable: «¿esto ya se puede botar?»
La respuesta es no. Y no por burocracia: porque el vencimiento del plazo habilita a pedir, no autoriza a destruir.
La regla de fondo
En el Perú, una entidad pública no elimina documentos de archivo por decisión propia. La eliminación requiere autorización expresa del Archivo General de la Nación —o del Archivo Regional que corresponda—, y esa autorización se solicita cuando vencen los plazos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos.
Todo lo demás son requisitos previos para poder llegar a esa solicitud.
Los tres instrumentos que van antes
flowchart TD
A["1. Selección documental<br/><small>identificar, analizar y evaluar<br/>todas las series de la entidad</small>"] --> B["2. Programa de Control<br/>de Documentos<br/><small>fija el plazo de retención<br/>de cada serie</small>"]
B --> C["3. Cronograma de eliminación<br/><small>presentado al AGN dentro del<br/>Plan Anual de Trabajo Archivístico</small>"]
C --> D["4. Solicitud de autorización<br/>al AGN"]
D --> E{"¿Autoriza?"}
E -->|Sí| F["5. Disposición final<br/><small>Directiva 002-2022-AGN/JEF</small>"]
E -->|No| G["Conservación"]
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1. Selección documental. Es el proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de la entidad para predeterminar sus periodos de retención. Es trabajo de campo, no de escritorio.
2. Programa de Control de Documentos. Se formula sobre la base de esa valoración y es el instrumento que fija, serie por serie, cuánto tiempo se conserva y cuál es su destino final.
3. Cronograma de eliminación. Aquí está el requisito que detiene más proyectos: el Órgano de Administración de Archivos o el archivo central de la entidad debe haber presentado oportunamente su cronograma de eliminación al AGN, como parte del Plan Anual de Trabajo Archivístico.
Si el cronograma no se presentó en su momento, no hay solicitud que tramitar este año. Hay que esperar al siguiente plan anual.
Esa es la razón por la que muchas entidades descubren en septiembre que la depuración que tenían presupuestada no se puede ejecutar: el instrumento que la habilitaba debía haberse presentado meses antes.
El marco normativo
Normas del AGN aplicables a la eliminación documental
- 2018 Directiva 001-2018-AGN/DAI
Norma para la eliminación de documentos de archivo en las entidades del sector público, aprobada por Resolución Jefatural N° 012-2018-AGN/J y posteriormente modificada.
- 2022 Directiva 002-2022-AGN/JEF
Lineamientos para la disposición final de documentos declarados innecesarios por las entidades públicas y con autorización de eliminación del AGN, aprobada por Resolución Jefatural N° 240-2022-AGN/JEF del 15 de noviembre de 2022.
Fuente: Archivo General de la Nación
Las dos normas cubren fases distintas y conviene no confundirlas:
| Norma | Qué regula |
|---|---|
| Directiva 001-2018-AGN/DAI | Cómo se autoriza la eliminación |
| Directiva 002-2022-AGN/JEF | Qué se hace materialmente con el documento ya autorizado |
No todo se elimina
Un matiz que se pierde con frecuencia: la valoración documental no existe para decidir cuándo destruir todo, sino para distinguir.
Algunas series tienen valor permanente y pasan a conservación definitiva: valor histórico, testimonial, o probatorio de derechos que no caducan. Esas quedan fuera del circuito de eliminación por completo.
Cuando una tabla de retención asigna el mismo plazo a todo el fondo documental, casi siempre significa que la valoración no se hizo y que se aplicó un criterio genérico. Es un error que se paga en las dos direcciones: se destruye lo que debía conservarse y se conserva lo que podía eliminarse.
La disposición final: donde está el riesgo real
Autorizada la eliminación, empieza la fase que la Directiva 002-2022-AGN/JEF regula: la disposición final de los documentos declarados innecesarios.
Esta etapa merece más atención de la que suele recibir, porque es donde el riesgo se materializa. Lo que va a destruirse físicamente contiene, según la entidad, datos personales de administrados, información sujeta a reserva o expedientes que sustentaron derechos.
La destrucción tiene que dejar rastro:
- Acta que consigne qué se destruyó, en qué cantidad y bajo qué autorización.
- Cadena de custodia desde el depósito hasta la destrucción efectiva.
- Constancia de que el material quedó irrecuperable.
Una trituradora de oficina no produce ninguna de las tres cosas. La destrucción certificada, sí.
El malentendido más caro: «ya lo digitalizamos»
Qué habilita cada capa de un proyecto documental
Las tres capas son acumulativas y ninguna sustituye a la anterior. La digitalización da acceso; las microformas dan valor probatorio al sustituto digital; la autorización del AGN es lo único que permite destruir el soporte físico en una entidad pública.
Fuente: Elaboración propia sobre el D.L. 681, la NTP 392.030-2 y la normativa del AGN
La secuencia lógica que muchas entidades asumen —digitalizamos, luego botamos el papel— salta dos pasos.
Una digitalización común produce copias de consulta. Útiles, rápidas, buenas para el servicio al ciudadano. Pero no sustituyen legalmente al original ni habilitan su destrucción.
Para que el soporte digital reemplace al papel hace falta producción de microformas conforme al Decreto Legislativo 681 y la NTP 392.030-2, con fedatario juramentado con especialización en informática y en una línea de producción certificada.
Y aun teniendo microformas, la eliminación del soporte físico en una entidad pública sigue requiriendo el cauce del AGN. Son dos preguntas independientes: si el sustituto digital tiene valor legal, y si está autorizada la destrucción del original.
Checklist antes de proponer una eliminación
- ¿Existe selección documental hecha sobre las series reales de la entidad?
- ¿Está aprobado el Programa de Control de Documentos con plazos por serie?
- ¿Se presentó el cronograma de eliminación dentro del Plan Anual de Trabajo Archivístico?
- ¿Se verificó que ninguna de las series propuestas tenga valor permanente?
- ¿Hay procedimiento o litigio en curso que alcance a esos expedientes?
- ¿La destrucción se hará con acta y cadena de custodia?
- Si se digitalizó, ¿fue digitalización simple o producción de microformas?
Conclusión
La eliminación documental en el Estado peruano es un procedimiento, no una decisión. Y su cuello de botella no está al final —en la trituradora— sino al principio, en instrumentos que hay que tener listos con un año de anticipación.
La pregunta que conviene hacerse en octubre no es qué se puede botar, sino qué series entran en el cronograma del próximo Plan Anual. Esa es la que determina si el depósito se va a descongestionar el año que viene o el otro.
