Durante años, el correo institucional del Estado peruano ha vivido en una ambigüedad cómoda: oficial cuando conviene, personal cuando incomoda.
La Directiva N.° 001-2026-PCM/SGTD, publicada el 7 de junio de 2026, la cierra.
Aprobada mediante la Resolución de Secretaría de Gobierno y Transformación Digital N.° 001-2026-PCM/SGTD, la norma regula el servicio de correo electrónico institucional en las entidades públicas y, sobre todo, lo califica: es un activo digital y un canal oficial de comunicación, cuya gestión debe promover la seguridad, la trazabilidad y la conservación de la información institucional.
Esa calificación es el titular real de la norma, y tiene más consecuencias que cualquiera de sus medidas técnicas.
Qué establece la directiva
Según la información oficial de la norma, la directiva establece las disposiciones que deben cumplir las entidades públicas para gestionar, operar, supervisar y utilizar de manera segura el servicio de correo electrónico institucional. En concreto:
| Ámbito | Contenido |
|---|---|
| Responsabilidades | Autoridades, áreas de tecnologías de la información, oficiales de seguridad digital y usuarios |
| Medidas de protección | Autenticación multifactor, controles contra suplantación de identidad, respaldo de información |
| Cuentas | Reglas de creación y administración de cuentas institucionales |
| Uso | Reglas para prevenir el uso indebido del correo electrónico |
| Calificación | Activo digital y canal oficial de comunicación, con seguridad, trazabilidad y conservación |
La distribución de responsabilidades merece atención aparte. Al asignar deberes a autoridades y usuarios, y no solo al área de TI, la directiva reconoce lo que la experiencia ya mostraba: la mayoría de los incidentes de correo no se resuelven con tecnología, sino con conducta y con reglas claras sobre qué se envía por esa vía.
De herramienta a documento
El cambio de estatus del correo institucional se puede resumir en una pregunta: ¿de quién es el contenido del buzón?
flowchart TD
A["Correo institucional"] --> B["Enfoque anterior:<br/>herramienta asignada al servidor"]
A --> C["Enfoque de la directiva:<br/>activo digital de la entidad"]
B --> D["El contenido se va<br/>con la persona"]
C --> E["Trazabilidad"]
C --> F["Conservación"]
C --> G["Canal oficial:<br/>produce efectos"]
style D fill:#FF9900,color:#fff
style C fill:#2D495D,color:#fff
Si el correo es canal oficial, entonces por ahí circulan actos con consecuencias: instrucciones, aprobaciones, observaciones, requerimientos, plazos. Y si circulan actos con consecuencias, se aplica la lógica documental completa.
Tres consecuencias que las entidades tendrán que resolver
1. El correo entra en el terreno de la transparencia
El marco general de la Ley 27806 parte de que es pública la información que posee el Estado, con las excepciones que la propia ley establece. Cuando el correo institucional se reconoce expresamente como canal oficial, su contenido deja de ser un asunto privado de la cuenta.
Una entidad que no conserva sus comunicaciones oficiales no solo incumple una obligación de archivo: se queda sin poder responder un pedido de acceso ni sustentar cómo se tomó una decisión.
2. La baja de una cuenta no puede borrar la evidencia
Es el punto donde más entidades van a descubrir un vacío. El procedimiento habitual al cese de un servidor público es desactivar la cuenta. Si el buzón contenía comunicaciones que forman parte de expedientes, esa desactivación elimina evidencia institucional.
Lo que corresponde, en términos archivísticos, es una secuencia previa al cese:
- Identificar qué comunicaciones integran expedientes o series documentales.
- Incorporarlas al archivo institucional con sus metadatos —remitente, destinatarios, fecha, asunto, adjuntos—.
- Aplicarles los plazos de retención de la serie a la que pertenecen.
- Recién entonces dar de baja la cuenta.
Hacerlo después del cese suele ser materialmente imposible.
3. Respaldo no es lo mismo que conservación
La directiva incorpora el respaldo de información como medida de protección, y es necesario. Pero conviene no confundir dos cosas que se parecen:
| Respaldo (backup) | Conservación archivística | |
|---|---|---|
| Objetivo | Recuperar ante un fallo | Mantener el documento disponible y auténtico en el tiempo |
| Horizonte | Días o meses | El plazo de retención de la serie |
| Organización | Por sistema | Por serie documental y expediente |
| Búsqueda | Restaurar un estado completo | Recuperar un documento concreto |
Un backup permite volver al lunes pasado. No permite responder qué se aprobó, por qué vía y con qué adjunto, en un procedimiento de hace cuatro años.
Cómo encaja con el resto del marco
La directiva no vive aislada. Se apoya en el marco de gobierno digital, confianza digital, transformación digital y transparencia, y convive con la normativa archivística que regula el ciclo de vida del documento.
La división de trabajo es razonablemente clara:
- La normativa de gobierno digital regula el canal: seguridad, cuentas, identidad, respaldo.
- La normativa archivística regula el documento: identificación, clasificación, retención, disposición final.
Un correo que documenta una decisión es un documento de archivo, con independencia del sistema donde resida. Quien lo trata solo como un problema de correo termina con la seguridad resuelta y la conservación sin resolver, que es donde se pierden las evidencias años después. El marco archivístico del Estado está desarrollado en el Modelo de Gestión Documental del AGN y en el cuadro de clasificación documental.
Checklist para entidades públicas
- ¿Existe una definición institucional de qué comunicaciones por correo integran un expediente, o queda a criterio de cada usuario?
- ¿El procedimiento de cese contempla la transferencia de comunicaciones oficiales antes de dar de baja la cuenta?
- ¿Los correos que documentan decisiones se incorporan al expediente con sus metadatos, o quedan solo en el buzón?
- ¿Está diferenciado el respaldo técnico de la conservación archivística, con responsables distintos?
- ¿Se aplican plazos de retención al correo institucional, o se conserva todo indefinidamente por defecto?
- ¿La entidad puede recuperar una comunicación oficial concreta de hace tres años ante un pedido de acceso?
Conclusión
La Directiva 001-2026-PCM/SGTD se leerá, en muchas entidades, como una norma de seguridad informática: multifactor, antisuplantación, respaldo.
Lo es. Pero su frase más consecuente no es técnica. Es la que reconoce al correo institucional como activo digital y canal oficial, con exigencias de trazabilidad y conservación.
A partir de ahí, el buzón deja de ser un espacio de trabajo personal y empieza a ser lo que en la práctica ya era: parte del archivo de la entidad.
