Foliación de Archivos en Perú: Norma AGN Antes de Digitalizar

Existe un error de secuencia que aparece en una proporción llamativa de los proyectos de digitalización en el Perú, y que casi nunca se detecta a tiempo: digitalizar primero y foliar después —o, más frecuentemente, digitalizar y no foliar nunca.

La lógica aparente es razonable. Si el objetivo es eliminar el papel, ¿para qué invertir semanas numerando hojas que van a terminar en una caja o en una trituradora? El problema es que la foliación no es un requisito burocrático heredado del archivo en papel. Es el único mecanismo que prueba que un expediente está completo, y esa prueba tiene que constituirse sobre el papel, mientras el papel sigue siendo la fuente primaria.

Cuando se digitaliza sin foliar y meses después alguien observa que en un expediente faltan tres documentos, no hay forma de determinar qué ocurrió. ¿Faltaban antes de la digitalización? ¿Los omitió el escáner? ¿Se extraviaron en la preparación? ¿Alguien los retiró? Sin foliación previa, las cuatro hipótesis son igualmente sostenibles, y ninguna se puede descartar. Con foliación previa, la respuesta está en el número.

La normativa archivística peruana lo dice de manera explícita: la foliación es una acción de control posterior al ordenamiento de documentos que se realiza antes de los procesos de descripción, creación de microformas y digitalización. No es una alternativa a digitalizar. Es su condición previa.

Qué es la foliación y dónde encaja en el proceso archivístico

La foliación es la acción de numerar correlativamente cada una de las hojas o folios de una pieza o unidad documental. Es un método de control, y su cumplimiento es obligatorio para los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

Antes de foliar hay dos operaciones que deben estar completas, porque foliar un archivo desordenado consolida el desorden con números:

flowchart TB
    A[Acervo documental<br/>sin intervenir] --> B[Depuracion]
    B --> C[Clasificacion]
    C --> D[Ordenamiento]
    D --> E[FOLIACION]
    E --> F[Descripcion archivistica]
    E --> G[Digitalizacion]
    E --> H[Produccion de microformas]
    F --> I[Inventario de<br/>Transferencia de Documentos]
    G --> I
    H --> I

    B -.- B1["Se retira lo no archivistico:<br/>folletos, boletines, revistas,<br/>tripticos, folios en blanco"]
    C -.- C1["Principio de procedencia:<br/>por unidad organica productora"]
    D -.- D1["Principio de orden original:<br/>secuencia cronologica del tramite"]
    E -.- E1["Numeracion correlativa que<br/>prueba la integridad del expediente"]

Los dos principios archivísticos que gobiernan los pasos previos merecen explicación porque determinan si la foliación tendrá sentido:

• Principio de procedencia: los documentos se agrupan según el órgano o unidad orgánica que los produjo. No se mezclan fondos de entidades ni de unidades distintas.
• Principio de orden original: dentro de cada serie, los documentos conservan el orden lógico que siguió el trámite que los generó, normalmente cronológico, del más antiguo al más reciente.

La depuración previa retira todo lo que no es documento de archivo: folletos, boletines, revistas, libros, publicaciones mensuales o trimestrales, trípticos, dípticos, folios en blanco y demás reproducciones de apoyo. Nada de eso se folia, y conviene retirarlo antes para no inflar el conteo ni el volumen a digitalizar. En proyectos de digitalización, esta sola operación suele reducir el volumen de captura en una proporción significativa —y cada folio no capturado es costo que no se incurre.

El marco normativo peruano

La norma central es la Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA, Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas, aprobada por Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J del 24 de enero de 2019, que derogó la Directiva N° 005-2008-AGN-DNDAAI.

Su objetivo es establecer los criterios de foliación como elemento necesario de control y gestión en los Órganos de Administración de Archivos de las entidades públicas, y su alcance son los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

Aunque su ámbito formal es el sector público, el sector privado la aplica como referencia técnica por una razón práctica: cuando una empresa privada debe entregar expedientes a SUNAT, a la SBS, a SUNAFIL, al Poder Judicial o a un árbitro, el destinatario espera documentos foliados según la convención administrativa peruana. Y cuando esa empresa contrata un servicio de digitalización con valor legal, la línea de producción de microformas trabaja bajo esa misma convención.

Las reglas concretas de foliación

Cómo se folia

La distinción entre folio recto y folio vuelto es la que más confusión genera. El folio recto es la primera cara de la hoja, y es la única que recibe número. El folio vuelto es la segunda cara, a la cual no se le escribe número alguno salvo casos excepcionales. Esto significa que una hoja impresa por ambas caras es un solo folio, no dos. Es la fuente más común de discrepancia entre el conteo del archivo y el conteo de imágenes de un proyecto de digitalización, donde cada cara suele producir una imagen.

Esa diferencia debe estar explícitamente resuelta en el pliego de digitalización: el precio por folio y el precio por imagen no son la misma unidad, y confundirlos genera desviaciones presupuestales que aparecen a mitad de proyecto.

Dónde empieza la foliación de un expediente

La foliación de un expediente comienza a partir del primero de estos documentos, según cuál abrió el trámite:

1. El primer escrito que presenta el administrado a la entidad.
2. El documento que genera el funcionario competente de la entidad.
3. El actuado oficial remitido por otra entidad.

Series simples y series compuestas

La regla de los 200 folios

Los documentos se compaginan siguiendo el orden regular del procedimiento que los genera, formando cuerpos correlativos que no excedan de doscientos folios. La excepción es expresa: si ese límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyen un solo texto, se mantiene su unidad.

Cuando un expediente supera los 200 folios, conserva su integridad conformando tapas y contratapas sucesivas, manteniendo la foliación correlativa: la segunda tapa-contratapa continúa la numeración de la primera.

Qué se folia y qué no

Esta es la sección que conviene tener impresa junto a la mesa de trabajo, porque es donde se concentran los errores.

Sí se folia

• Todos los documentos en soporte papel que contengan escritos, representaciones gráficas —planos, mapas, proyecciones cartográficas o estructurales— u otro tipo de información.
• Los documentos en formato menor a A4 —recibos de pago, facturas, órdenes de compra, vouchers— cuando se encuentren adheridos a una hoja: el folio corresponde a la hoja soporte, no a cada comprobante.
• Los documentos contenidos en otro tipo de soporte reciben una unidad de conservación, típicamente un sobre, cuya información detallada debe consignarse en el Inventario de Transferencia de Documentos.
• Los formatos de constancia de incorporación, rectificación y retiro de documentos.

No se folia

El caso de los libros contables es el que más impacta en proyectos de digitalización tributaria: no se refolian, se conserva su numeración de imprenta, y el dato se traslada al inventario. Reenumerarlos sería alterar un documento cuya numeración original forma parte de su valor probatorio.

Rectificación, incorporación y retiro

El principio que gobierna esta parte es el de intangibilidad: el contenido de un documento o expediente, en trámite o terminado, no admite enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni escritos agregados. Cualquier modificación exige la acción formal de desarchivamiento.

Por eso ninguna de las tres operaciones siguientes se resuelve borrando.

flowchart TB
    A["Se detecta un problema<br/>en el expediente foliado"] --> B{"Que tipo de<br/>problema es?"}

    B -->|Error de foliacion| C{"Documento producido<br/>por la propia entidad?"}
    C -->|Si| D["Tachar la foliacion anterior<br/>con una linea oblicua"]
    D --> E["Registrar nombres, cargo y firma<br/>en el margen derecho de<br/>la ultima hoja rectificada"]
    C -->|No, viene de otra entidad| F["Agregar Constancia de<br/>Rectificacion de Folios"]

    B -->|Hay que agregar documentos| G["Autorizacion del gerente o jefe<br/>por memorando o correo"]
    G --> H["Los documentos incorporados<br/>NO continuan la foliatura:<br/>mantienen su numeracion"]
    H --> I["Agregar Constancia de Incorporacion<br/>al inicio del expediente"]

    B -->|Hay que retirar documentos| J{"Es indispensable para el<br/>tramite o tiene reserva?"}
    J -->|Si| K["No procede el retiro:<br/>se entrega copia autenticada"]
    J -->|No| L["Autorizacion del jefe competente"]
    L --> M["Constancia de Retiro se folia<br/>en el lugar de los retirados"]
    M --> N["Indicar tipo documental, asunto,<br/>fecha, fojas, motivo y destino"]

Errores de foliación

Los errores pueden ser de cuatro naturalezas: por haber transgredido las pautas establecidas, por omisión, por ilegibilidad o por repetición de folios.

• En documentos propios de la entidad: se tacha la foliación anterior con una línea oblicua y el responsable registra sus nombres y apellidos, cargo y firma en el margen derecho de la última hoja del folio rectificado.
• En documentos procedentes de otras entidades: se agrega una Constancia de Rectificación de Folios, documento que hace constar, con registro de ingreso o número de expediente y fecha de recepción, que el documento fue observado por presentar errores, indicando la cantidad total de folios y su rectificación.

Incorporación de documentos

Incorporar es adicionar uno o más documentos sobre un mismo asunto, siempre que guarden afinidad o estén relacionados. Requiere autorización del gerente o jefe de la unidad orgánica, mediante memorando o correo electrónico.

La regla que suele sorprender: los documentos incorporados no continúan la foliatura del expediente receptor. Mantienen su propia numeración, y se agrega una Constancia de Incorporación al inicio del expediente indicando la incorporación y la cantidad de fojas agregadas, adjuntando la autorización.

Si el documento incorporado tiene fecha anterior al que dio inicio al trámite, se respeta el orden de llegada, no el orden cronológico del documento.

Retiro de documentos

Procede solo con autorización del jefe competente. Se elabora una Constancia de Retiro de Documento, que se folia y queda físicamente en el lugar de los documentos retirados, indicando tipo documental, asunto, fecha, fojas, motivo y destino.

No procede el retiro cuando los documentos son indispensables o de gran importancia para el trámite posterior, ni cuando tienen calificación de reserva o comprometen la gestión institucional o asuntos de Estado. En esos supuestos se entrega copia autenticada.

Por qué esto importa en un proyecto de digitalización

Los puntos de contacto entre la foliación y la captura digital son concretos y económicos.

1. La foliación es la referencia del control de calidad. Verificar que la imagen corresponde al original y que no falta ninguna página exige un identificador estable en el papel. El número de folio es ese identificador. Sin él, la verificación de contenido se convierte en un conteo sin punto de anclaje, como se detalla en el artículo sobre control de calidad y muestreo AQL en digitalización masiva.

2. Folio e imagen no son la misma unidad. Una hoja impresa por ambas caras es un folio y suele generar dos imágenes. Un comprobante pequeño adherido a una hoja soporte comparte el folio de esa hoja pero puede generar su propia imagen. El pliego debe definir cuál es la unidad de precio y cuál la de conteo.

3. La depuración previa reduce el costo de captura. Todo lo que no es documento de archivo —folletos, revistas, duplicados de apoyo, folios en blanco— no se folia y tampoco debería digitalizarse. Depurar antes es la forma más barata de reducir el volumen del proyecto.

4. El límite de 200 folios determina el dimensionamiento logístico. Número de tapas, etiquetas, unidades a manipular, espacio de estantería y ritmo de alimentación del escáner dependen de cómo quedaron conformados los cuerpos documentales.

5. La foliación precede a la producción de microformas. En procesos con valor legal bajo el D.L. 681 y la NTP 392.030-2:2015, el expediente debe estar íntegro y foliado antes de que intervenga la línea de producción certificada, porque lo que se certifica es la fidelidad de la microforma respecto de un original identificable y completo. El punto se desarrolla en el artículo sobre microformas digitales con valor legal según el D.L. 681.

6. El Inventario de Transferencia de Documentos es el puente. Es donde se consigna la cantidad de folios por unidad documental, el detalle de los soportes distintos al papel y la foliación original de los libros numerados de fábrica. Es el documento que permite reconciliar el acervo físico con el repositorio digital, y el que un auditor pedirá primero.

Estos elementos se articulan con el marco general descrito en el artículo sobre el Modelo de Gestión Documental del Archivo General de la Nación y con la definición de plazos en el de tablas de retención documental según normativa peruana.

Errores frecuentes

• Digitalizar sin foliar. Elimina la evidencia de integridad del expediente justo cuando más se necesita, y hace indemostrable cualquier reclamo posterior sobre folios faltantes.
• Foliar antes de ordenar. Consolida el desorden con numeración correlativa y obliga a rectificar todo el expediente.
• Foliar el reverso de las hojas. Duplica artificialmente el conteo y desalinea el archivo respecto del inventario.
• Refoliar libros contables numerados de imprenta. Altera un elemento que forma parte del valor probatorio del documento.
• Corregir con corrector líquido o borrando. Vulnera el principio de intangibilidad; el procedimiento es tachar con línea oblicua y firmar.
• Foliar documentación de apoyo. Infla el volumen del proyecto y el costo de captura sin aportar valor archivístico.
• Separar hojas en blanco que protegen el documento. No se folian, pero tampoco se retiran cuando cumplen función de preservación.
• Confundir folio con imagen en el pliego de digitalización. Es la causa más común de desviación presupuestal a mitad de proyecto.
• No dejar constancia al incorporar o retirar documentos. Rompe la trazabilidad del expediente y compromete su valor probatorio.

Qué llevarse de todo esto

La foliación tiene mala reputación porque parece una reliquia del archivo en papel: numerar hojas a mano en una época en que todo apunta al repositorio digital. Esa lectura confunde el soporte con la función.

Lo que la foliación produce no son números: produce la afirmación verificable de que un expediente está completo, y de que lo estaba en un momento determinado. Esa afirmación es exactamente lo que un auditor, un fiscalizador, un árbitro o un juez van a pedir, y es lo que ningún proceso posterior puede reconstruir si no se hizo antes.

Por eso el orden importa más que la técnica. Depurar, clasificar, ordenar, foliar y entonces digitalizar. Invertir esa secuencia no ahorra tiempo: traslada el costo a un momento en que ya no hay forma de pagarlo, porque el papel que serviría para resolver la duda dejó de estar disponible.