La mayor parte de las entidades públicas peruanas conoce la obligación de conservar documentos, pero pocas han abordado la pregunta más difícil: ¿cómo se gestiona el ciclo completo de un documento desde que se produce hasta que se elimina o se preserva de forma permanente? Esa pregunta tiene respuesta normativa precisa en el Perú, articulada en dos marcos complementarios: el Modelo de Gestión Documental (MGD) aprobado por Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI conforme al Decreto Legislativo N° 1310, y la Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA del Archivo General de la Nación (AGN), publicada en El Peruano el 22 de abril de 2023 mediante Resolución Jefatural N° 000107-2023-AGN/JEF.
El MGD rige la interoperabilidad electrónica de los documentos y obliga a las entidades a designar un Director Responsable Institucional de Gestión Documental y a reportar avances trimestrales a la Secretaría de Gobierno Digital. La Directiva del AGN rige el ciclo archivístico: el Sistema Institucional de Archivos, los procesos técnicos y los instrumentos de valoración y eliminación.
El AGN es el ente rector del Sistema Nacional de Archivos (SNA), creado por la Ley N° 25323 y reglamentado por el Decreto Supremo N° 008-92-JUS. Toda entidad pública peruana —desde un ministerio hasta una municipalidad distrital o una universidad nacional— forma parte del SNA y está sujeta a sus disposiciones. La diferencia respecto de normas sectoriales sobre plazos de retención (SUNAT, SBS, SUNAFIL) es metodológica: mientras aquellas responden “¿cuánto tiempo guardo este documento?”, el MGD-AGN responde “¿cómo gestiono el ciclo completo?”. Gestionar ese ciclo significa producir, clasificar, ordenar, describir, valorar, transferir y, cuando corresponda, eliminar o preservar de forma permanente, siguiendo procesos técnicos archivísticos con base normativa específica.
Este artículo explica esos procesos, la estructura del Sistema Institucional de Archivos con sus tres niveles, el PCDA como instrumento diferenciado de una tabla genérica, la integración con la digitalización y el software de gestión documental, y una guía de adopción en cinco fases con referencia a casos sectoriales concretos.
Los Siete Procesos Técnicos Archivísticos del AGN
El marco normativo del AGN no trata la gestión documental como un único procedimiento, sino como una cadena de siete procesos técnicos regulados cada uno por directivas específicas. Comprenderlos en secuencia es el primer paso para cualquier entidad que implemente el MGD de forma sistemática.
| Proceso técnico | Directiva AGN que lo regula | Objetivo técnico |
|---|---|---|
| Producción y recepción | Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA | Conformar el expediente desde el origen; registrar ingreso |
| Clasificación | Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA | Asignar cada documento a su serie según el cuadro de clasificación |
| Ordenamiento | Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA | Aplicar el principio de procedencia y respeto de fondos |
| Descripción | Directiva N° 011-2019-AGN/DDPA | Registrar elementos ISAD(G): código, título, fechas, nivel, volumen |
| Valoración (PCDA) | Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA | Determinar valor primario y secundario; elaborar FTSD y TRDA |
| Transferencia | Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA | Movimiento formal entre niveles del SIA mediante acta |
| Eliminación o preservación permanente | Directiva N° 001-2018-AGN/DAI; Directiva N° 003-2023-AGN/DDPA | Destrucción autorizada o incorporación al acervo histórico; ITCAPE |
Producción y recepción es el proceso inicial: el documento nace o ingresa a la entidad y debe conformarse como expediente, con foliación, registros de ingreso y datos de trazabilidad. Clasificación y ordenamiento se rigen por el principio de procedencia —los documentos se agrupan según la unidad orgánica que los produjo, no por asunto— y por el principio de respeto de fondos, que prohíbe mezclar documentos de distintas entidades productoras. El cuadro de clasificación del fondo documental es el instrumento que materializa ambos principios; la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA (aprobada por Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG) establece su estructura.
Descripción archivística adopta como referencia la norma internacional ISAD(G), con cinco elementos mínimos obligatorios según la Directiva N° 011-2019-AGN/DDPA (Resolución Jefatural N° 213-2019-AGN/J): código de referencia, título, fechas extremas, nivel de descripción y volumen o soporte. Una entidad sin inventario descriptivo actualizado no puede cumplir la Ley N° 27806 de Transparencia y Acceso a la Información Pública, pues no dispone de medios para localizar ni entregar los documentos solicitados.
Valoración es el proceso más complejo y el que más frecuentemente falta: determinar si un documento tiene valor primario (jurídico, administrativo, fiscal) o valor secundario (histórico, cultural, informativo) para decidir su destino final. El instrumento peruano de valoración es el PCDA, desarrollado en la siguiente sección. Transferencia y eliminación o preservación permanente cierran el ciclo; ambos son actos jurídicos formales, no operaciones informales de archivo.
El Sistema Institucional de Archivos (SIA): Tres Niveles Obligatorios
El SIA es la estructura orgánica que toda entidad pública debe constituir para gestionar el ciclo de vida completo. La Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA formaliza tres niveles complementarios:
| Nivel del SIA | Documentos que custodia | Responsabilidad |
|---|---|---|
| Archivo de Gestión | Documentos en trámite y con vigencia administrativa activa | Unidad orgánica productora |
| Archivo Central | Documentos con trámite concluido; valor administrativo residual | Unidad de archivo institucional / OAA |
| Archivo Histórico | Documentos de valor permanente (histórico, cultural, informativo) | OAA; acceso público garantizado |
El Órgano de Administración de Archivos (OAA) es la cabeza normativa interna del SIA: formula el Plan Anual de Trabajo Archivístico (PATA), supervisa los tres niveles, preside el Comité de Evaluación de Documentos y es el interlocutor oficial ante el AGN. Formalmente obligatorio, el OAA está ausente en una proporción considerable de entidades públicas medianas —especialmente municipalidades distritales y unidades ejecutoras pequeñas— lo que genera un bloqueo estructural: sin OAA, no hay PCDA; sin PCDA, no hay eliminación legal posible.
Las transferencias entre niveles están reguladas por la Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA (Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J). No se trata de mover cajas de un cuarto a otro: la transferencia es un acto jurídico que requiere acta de transferencia firmada, inventario de los documentos transferidos y conformidad del nivel receptor. Sin ese procedimiento, los documentos carecen de trazabilidad archivística entre niveles y la cadena de custodia se quiebra.
El Informe Técnico Consolidado de Actividades (ITCAPE) es el instrumento de rendición de cuentas: consolida todas las actividades archivísticas del ejercicio y se presenta ante el AGN. El AGN publica el listado de entidades que presentan el PATA y el ITCAPE, lo que convierte ambos instrumentos en indicadores prácticos de supervisión del SNA.
El PCDA: Instrumento de Valoración Documental Diferenciado
El PCDA (Programa de Control de Documentos Archivísticos) es el equivalente peruano a lo que en otros sistemas se denomina tabla de retención, pero con un alcance técnico y legal sustancialmente mayor. La Directiva N° 012-2019-AGN/DDPA (Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J) lo regula en detalle.
El PCDA contiene dos componentes estructurales:
- Fichas Técnicas de Series Documentales (FTSD): una ficha por cada serie documental identificada en el cuadro de clasificación. Cada ficha describe la serie, su base legal, su valor primario (jurídico, administrativo, tributario, contable) y su valor secundario (histórico, informativo). La justificación archivística de cada ficha es lo que distingue al PCDA de una lista genérica de plazos.
- Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA): consolida los plazos de permanencia en cada nivel del SIA por serie documental, indicando el destino final (eliminación o preservación permanente) y la base normativa de cada plazo.
La diferencia operativa fundamental es esta: sin PCDA aprobado, una entidad pública no puede eliminar legalmente ningún documento. El proceso de aprobación tiene dos etapas: primero el Comité de Evaluación de Documentos de la propia entidad revisa y aprueba el PCDA; luego el AGN emite su autorización formal. Solo tras esa doble validación la eliminación es lícita.
En la práctica, muchas entidades —municipalidades, universidades públicas, hospitales— acumulan décadas de acervo documental sin posibilidad de disposición legal porque nunca elaboraron ni aprobaron un PCDA. El resultado es el colapso físico de los archivos y la imposibilidad de localizar documentos con eficiencia. La elaboración del PCDA no es un trámite administrativo menor: requiere análisis serie a serie, justificación archivística fundamentada y personal con formación en archivística o contratación de consultoría especializada.
La Directiva N° 003-2023-AGN/DDPA (Resolución Jefatural N° 000196-2023-AGN/JEF) extiende el PCDA a los documentos archivísticos digitales nativos, estableciendo metadatos mínimos obligatorios y criterios de autenticidad electrónica. Esto significa que un correo electrónico oficial, una resolución firmada digitalmente o un expediente tramitado íntegramente en un sistema de gestión documental tiene el mismo ciclo de vida archivístico que su equivalente en papel y debe valorarse con las mismas categorías.
Integración con Digitalización Sustitutiva y Sistemas de Gestión Documental
La digitalización de un acervo físico no reemplaza automáticamente la obligación de conservar el original. Para que el documento digital tenga valor legal sustitutivo del original en papel, la digitalización debe realizarla un Organismo de Producción de Microformas certificado conforme a la NTP 392.030-2:2015, que establece los requisitos técnicos y de calidad que deben cumplir tanto el proceso como el organismo que lo ejecuta. Sin esa certificación, el documento digital coexiste con el físico: la entidad tiene dos versiones del mismo documento sin poder eliminar ninguna.
El cuadro de clasificación documental debe preexistir a cualquier digitalización masiva. Digitalizar sin clasificar produce un repositorio digital caótico, sin estructura archivística, que replica en formato digital el mismo problema que tenía el archivo físico. La secuencia técnicamente correcta es: clasificar → describir → valorar (PCDA) → digitalizar con valor sustitutivo → transferir el acervo digital al sistema de gestión documental → gestionar el ciclo de vida digital con los mismos instrumentos.
Los Sistemas de Gestión Documental (SGD) que se integran correctamente con el marco del AGN permiten automatizar varios procesos del ciclo: el registro de producción y recepción, la asignación de clasificación por serie, las alertas de vencimiento de plazos de retención según la TRDA, y la generación de los inventarios necesarios para las transferencias entre niveles del SIA. La interoperabilidad con el PIDE (Plataforma de Interoperabilidad del Estado), mandatada por el Decreto Legislativo N° 1310, permite que los SGD institucionales intercambien información de trazabilidad documental entre entidades.
AyP Digital, como Organismo de Producción de Microformas certificado por SGS bajo la NTP 392.030-2:2015, participa en esta cadena en el punto de la digitalización sustitutiva: cuando una entidad ha completado la clasificación y valoración de su acervo histórico y necesita migrar el volumen físico a formato digital con plena validez legal, ese proceso requiere un organismo certificado. Su plataforma ePaper puede articularse con el SGD institucional para implementar el cuadro de clasificación, los plazos de la TRDA y los flujos de alerta de vencimiento que el MGD exige.
Guía de Implementación: Cinco Fases de Adopción del MGD
La adopción del marco del AGN no es un proyecto de cumplimiento puntual. Para una entidad mediana, el proceso se estima entre 6 y 18 meses, distribuidos en cinco fases con entregables específicos.
Fase 1: Diagnóstico
Entregable: Informe de diagnóstico del acervo y del estado del SIA.
- Auditoría del acervo: volumen, estado de conservación, nivel de descripción existente
- Verificación de la existencia y funcionamiento del OAA y del Comité de Evaluación de Documentos
- Revisión del PATA e ITCAPE de ejercicios anteriores
- Identificación de series documentales y estimación del PCDA pendiente
Fase 2: Constitución Formal del SIA y el OAA
Entregable: Resolución jefatural o directiva interna que designa al Director Responsable Institucional (DRI), constituye el OAA y conforma el Comité de Evaluación de Documentos.
- Sin OAA constituido formalmente, las fases siguientes no tienen respaldo institucional
- El DRI es el responsable ante SEGDI del reporte trimestral de avances del MGD
Fase 3: Elaboración de Instrumentos Archivísticos
Entregable: Cuadro de Clasificación del Fondo Documental, Inventario Documental y PCDA aprobado por el Comité y autorizado por el AGN.
- El cuadro de clasificación es la base de todos los demás instrumentos
- El PCDA requiere una FTSD por cada serie identificada; es el proceso más extenso
- La aprobación del AGN tiene plazos administrativos que deben considerarse en la planificación
Fase 4: Regularización del Acervo
Entregable: Acervo clasificado, ordenado, descrito e inventariado según los instrumentos aprobados.
- Aplicación retroactiva del cuadro de clasificación al acervo existente
- Primera eliminación formal autorizada de series con plazos vencidos según PCDA
- Transferencias formales entre niveles del SIA con actas correspondientes
Fase 5: Integración Digital Sostenida
Entregable: SGD configurado con cuadro de clasificación, TRDA y flujos de transferencia; digitalización sustitutiva del acervo histórico cuando aplica.
- Configuración de alertas automáticas de vencimiento de plazos por serie
- Integración de documentos digitales nativos en el ciclo de vida archivístico (Directiva N° 003-2023-AGN/DDPA)
- Digitalización sustitutiva del acervo histórico físico con Organismo de Producción de Microformas certificado
Casos Sectoriales: Estado de Adopción por Sector
| Sector | Normativa sectorial relevante | Estado típico del PCDA | Desafío crítico |
|---|---|---|---|
| Salud (MINSA/EsSalud) | RM 553-2025/MINSA (Historia Clínica Electrónica) | En elaboración en hospitales de nivel III; ausente en centros de primer nivel | Articular el PCDA institucional con la Historia Clínica Electrónica obligatoria |
| Municipalidades | Ley N° 25323; Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA | Ausente en la mayoría de distritos pequeños; presente en municipios provinciales grandes | Ausencia de OAA formal; acervo sin clasificar por décadas |
| Universidades públicas (SUNEDU) | Ley Universitaria N° 30220; Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA | Generalmente ausente o desactualizado | Expedientes académicos de valor permanente acumulados sin disposición posible |
| Sector privado (referencia voluntaria) | Normas SBS, SUNAT, SUNAFIL según sector | No aplica AGN; base legal es la normativa sectorial | Ausencia de instrumento de eliminación auditable ante terceros |
Sector salud: El MINSA ejecutó la digitalización de su archivo institucional, alcanzando en una primera etapa cerca de 700 mil imágenes de documentos de valor histórico y permanente producidos desde 1942, con un objetivo de dos millones de documentos. Sin embargo, la implementación de la Historia Clínica Electrónica obligatoria en establecimientos de primer nivel (RM 553-2025/MINSA) avanza de forma gradual: según datos del MINSA a junio de 2025, 462 establecimientos (5,5% del total de IPRESS de primer nivel) tenían el SIHCE completamente implementado y 3.750 (44%) al menos un módulo activo. La articulación entre el PCDA institucional y los sistemas de historia clínica es el desafío pendiente del sector.
Sector municipal: Diversas municipalidades provinciales han emitido directivas internas de gestión documental en años recientes, evidenciando un proceso gradual de adopción. Sin embargo, la mayoría de municipios distritales opera sin OAA constituido formalmente, lo que impide cualquier eliminación legal de documentos por falta del instrumento habilitante.
Universidades públicas: Sus expedientes académicos (legajos de alumnos, actas de grado, resoluciones rectorales) son series de alto valor primario y frecuentemente de valor histórico permanente. Sin PCDA aprobado, una universidad pública no puede eliminar formalmente ningún documento, lo que genera acumulación crónica durante décadas sin posibilidad de disposición final.
Sector privado como referencia voluntaria: Las empresas privadas no reportan al AGN ni requieren autorización del mismo para eliminar documentos, pero adoptar la metodología del PCDA —con FTSD y TRDA sustentadas en las normas sectoriales aplicables (SBS, SUNAT, SUNAFIL)— produce instrumentos auditables demostrables en procesos de due diligence, auditorías externas o requerimientos de información de la autoridad reguladora. La diferencia con la entidad pública es la base legal de los plazos y la ausencia de autorización formal de un ente rector, no el rigor metodológico.
El ciclo de vida documental no termina cuando un expediente se cierra ni cuando un plazo de retención vence en el calendario: termina cuando el documento ha pasado por cada uno de los siete procesos técnicos archivísticos con respaldo normativo y trazabilidad completa, o cuando ha sido preservado de forma permanente como patrimonio documental del Estado. Las entidades que adoptan el marco del MGD y la Directiva N° 001-2023-AGN/DDPA no solo cumplen con el Sistema Nacional de Archivos: obtienen la capacidad de localizar cualquier documento en cualquier momento, de eliminar legalmente lo que ya no tiene valor, y de demostrar ante cualquier auditoría que su gestión documental es sistemática y no reactiva. Esa transformación —de la acumulación sin criterio a la gestión con instrumentos aprobados— es el verdadero resultado del Modelo de Gestión Documental.
