Hay una pregunta que aparece una y otra vez en los archivos clínicos peruanos, y que casi siempre se responde mal: ¿cuánto tiempo hay que guardar una historia clínica?
La respuesta corta es veinte años. La respuesta útil es que no son veinte años seguidos en el mismo sitio, y que el reloj no empieza donde la mayoría cree.
La norma y de dónde sale el plazo
El marco es la NTS N° 139-MINSA/2018/DGAIN, Norma Técnica de Salud para la Gestión de la Historia Clínica, aprobada por Resolución Ministerial N° 214-2018/MINSA del 13 de marzo de 2018.
Su finalidad, según la propia norma, es contribuir a mejorar la calidad de atención de los usuarios de los servicios de salud mediante el adecuado manejo, conservación y eliminación de las historias clínicas, y proteger los intereses legales del usuario, del personal de salud y de la IPRESS.
Esa última frase es la que conviene retener: la conservación no está pensada para el archivo, está pensada para el litigio. El plazo existe porque durante ese tiempo alguien puede necesitar probar qué se hizo, cuándo y quién lo hizo.
Los dos tramos: activo y pasivo
Ciclo de vida de la historia clínica según la NTS 139
- Día 0 Apertura
Se abre la historia clínica en la primera atención y permanece en el archivo activo.
- Año 5 Transferencia al archivo pasivo
Si el usuario no concurre a la IPRESS por más de cinco años, contados desde la última prestación recibida, la historia se transfiere al archivo pasivo.
- Año 20 Transferencia al Órgano de Administración de Archivos
Cumplidos quince años en archivo pasivo, la historia se transfiere para ser propuesta a eliminación ante el AGN o Archivo Regional, o para su conservación.
- En cualquier momento Reactivación
Si el usuario vuelve a atenderse, la historia retorna al archivo activo conservando su misma identificación.
Fuente: NTS N° 139-MINSA/2018/DGAIN, aprobada por RM 214-2018/MINSA
Archivo activo. Contiene las historias clínicas de los pacientes que se atienden de forma regular. Una historia permanece aquí mientras el usuario siga concurriendo.
Archivo pasivo. Está conformado por dos grupos: las historias clínicas de los pacientes que han fallecido, y las de los pacientes que no han concurrido a la IPRESS por más de cinco años. Ese plazo de cinco años se cuenta desde la última prestación recibida por el usuario en salud, no desde la apertura de la historia ni desde el cierre del año calendario.
En el archivo pasivo la historia permanece quince años. Cumplido ese periodo debe transferirse al Órgano de Administración de Archivos, para ser propuesta a eliminación ante el Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales, o bien para su conservación.
Por qué el cálculo se hace mal tan a menudo
Antigüedad de una historia clínica al momento de poder proponerse su eliminación
Los quince años del archivo pasivo no son el plazo total: empiezan a correr recién cuando la historia sale del archivo activo. Una historia cuyo paciente dejó de atenderse en 2026 no podrá proponerse para eliminación antes de 2046.
Fuente: NTS N° 139-MINSA/2018/DGAIN
El error típico es tomar los quince años como el plazo completo y depurar de más. El segundo error, menos visible pero más caro, es el contrario: no transferir nunca al archivo pasivo y mantener veinte años de historias en el archivo activo, ocupando el espacio de consulta con expedientes que nadie va a pedir.
Cumplidos los veinte años, la clínica no decide sola
Este es el punto donde más proyectos se detienen.
Terminado el ciclo, la historia clínica se transfiere al Órgano de Administración de Archivos para ser propuesta a eliminación ante el Archivo General de la Nación o el Archivo Regional que corresponda. La palabra es propuesta, no ejecución.
En el sector público peruano, la eliminación de documentos de archivo exige autorización expresa del AGN. Una IPRESS que destruye historias clínicas vencidas sin esa autorización no está cumpliendo el plazo: está incurriendo en una eliminación irregular, con la agravante de que el material destruido contiene datos personales sensibles de salud.
La alternativa a la eliminación también está prevista: la conservación. No todas las series documentales se eliminan al vencer su plazo; algunas tienen valor permanente y pasan a conservación definitiva.
Los plazos que se incumplen a diario
Junto a los plazos largos, la norma fija plazos cortos de circulación que en la operación cotidiana se rompen con mucha más frecuencia:
| Origen de la solicitud | Plazo de devolución al archivo | Excepción |
|---|---|---|
| Servicio de Emergencia | 24 horas siguientes | Paciente en sala de observación u hospitalizado |
| Consulta externa | El mismo día de la atención | Paciente que pasó a hospitalización |
| Alta de hospitalización | No más de 48 horas | — |
El plazo de 48 horas tras el alta no es para archivar la historia sin más: es para que llegue al archivo y se procese —paginación, codificación, indización—. Una historia que vuelve tarde y sin procesar es una historia que, cuando se necesite, no se va a encontrar.
Qué cambia con la historia clínica electrónica
La digitalización resuelve dos problemas reales del archivo clínico: la localización de un expediente en segundos y la posibilidad de que dos servicios lo consulten a la vez, algo imposible con el soporte papel.
Lo que no resuelve por sí sola es el plazo. Un PDF en una carpeta compartida no libera a la IPRESS de custodiar el papel. Para que el archivo digital sustituya legalmente al original y este pueda destruirse antes de completar el ciclo, la captura debe realizarse como producción de microformas conforme al Decreto Legislativo 681 y la NTP 392.030-2, con intervención de fedatario juramentado con especialización en informática y en una línea de producción certificada.
Son dos capas distintas: la digitalización da acceso; las microformas dan valor probatorio. Un archivo clínico grande normalmente necesita las dos, y conviene planificarlas juntas desde el inicio y no cuando ya se pagaron tres años de almacén externo.
Checklist para un archivo clínico
- ¿Existe un criterio documentado para transferir del archivo activo al pasivo, y se aplica desde la última prestación?
- ¿Las historias de pacientes fallecidos se están derivando al archivo pasivo, o se están eliminando antes de tiempo?
- ¿Hay control de la fecha de ingreso al archivo pasivo, que es la que determina cuándo se cumplen los quince años?
- ¿Se registran las devoluciones de emergencia, consulta externa y alta dentro de sus plazos?
- ¿Existe procedimiento para reactivar una historia del archivo pasivo conservando su identificación?
- ¿La propuesta de eliminación se está tramitando ante el AGN, o se está destruyendo por decisión interna?
- Si hay archivo digital, ¿es una copia de consulta o una microforma con valor legal?
Conclusión
Veinte años es un plazo largo en cualquier archivo, y en uno clínico se traduce en metros lineales que crecen todos los meses. La norma da margen para gestionarlo —el archivo pasivo existe precisamente para eso—, pero exige llevar la cuenta desde la fecha correcta y tramitar la eliminación por donde corresponde.
La pregunta operativa no es cuántos años hay que guardar, sino desde cuándo se cuentan y quién autoriza el final. Ahí es donde se pierden o se ganan los proyectos.
