En la primera parte de esta serie vimos los nueve elementos que componen una ficha óptica. Saber cuáles son no basta para diseñar una: hay decisiones que se toman antes de dibujar nada y que condicionan todo lo demás.
Esta entrega cubre esas decisiones.
Las preguntas que van primero
Antes de abrir cualquier herramienta de diseño conviene tener respuesta a esto:
Sobre el propósito y el público
- ¿Para qué sirve la ficha?
- ¿Quién la va a usar? ¿Qué edad y qué nivel de lectura tiene?
- ¿Dónde se va a usar? ¿Se va a enviar por correo?
- ¿Hace falta personalizarla?
- ¿Se necesitan instrucciones detalladas, o habrá capacitación?
- ¿Qué grado de exactitud se exige al dato recogido?
Sobre el contenido
- ¿Cómo se identificará a cada respondente?
- ¿Qué datos personales hay que recoger?
- ¿Cuántas preguntas habrá y cuántas respuestas posibles?
- ¿Cómo se pueden agrupar las preguntas?
Sobre el formato y el proceso
- ¿Hay requisitos de tamaño por envío postal, procesamiento o archivo?
- ¿La ficha debe hacer juego con otros materiales?
- ¿Se va a plegar?
- ¿Se necesitan imágenes de fondo?
- ¿Se guardarán recortes de imagen de la ficha?
Ninguna es retórica. La respuesta a «¿se va a plegar?» cambia el diseño de el timing track. La de «¿qué exactitud se exige?» determina si conviene un field context area o basta la response grid.
Lápiz o tinta: la decisión que condiciona la paleta
Hay que saberlo de entrada, porque afecta a los colores que se podrán usar.
| Medio | Ventajas |
|---|---|
| Tinta | Las respuestas no se pueden cambiar |
| Lápiz | Al respondente le resulta más fácil hacer marcas oscuras · Las marcas de lápiz N.º 2 también se detectan · Se puede corregir borrando · Da mayor flexibilidad de colores en la ficha |
La consecuencia práctica más importante está en la última línea: las fichas de lápiz admiten más de un color —dentro de combinaciones aprobadas—, mientras que las de tinta suelen ser de un solo color.
Además, el tipo de instrumento debe declararse en la configuración del software de lectura, porque de ello depende cómo interpreta el equipo lo que ve.
Un apunte útil: el pre-marcado de respuestas hecho con impresora láser se lee bien tanto en configuración de lápiz como de tinta, así que personalizar fichas por adelantado no obliga a cambiar el ajuste de color.
El color dropout: donde está el riesgo real
flowchart TD
A["Se elige el color<br/>de las burbujas"] --> B{"¿Es un color<br/>dropout aprobado?"}
B -->|Sí| C["El lector no lo ve.<br/>Solo detecta la marca<br/>del respondente"]
B -->|No| D["El lector lee la propia<br/>impresión como respuesta"]
D --> E["Ficha ilegible"]
E --> F["Se descubre al procesar,<br/>con las fichas ya respondidas"]
F --> G["Repetir la aplicación<br/>o tabular a mano"]
style C fill:#2D495D,color:#fff
style G fill:#FF9900,color:#fff
El color no es decoración: es una función del sistema.
Un color dropout es un color que el lector no lee. Normalmente no contiene tinta negra que el escáner pueda detectar. Tanto las burbujas como los designadores deben imprimirse en un color que caiga fuera de ese rango, o en una trama por debajo del umbral de respuesta aceptable.
Lo que hace peligrosa esta decisión no es su dificultad técnica sino el momento en que se manifiesta el error:
Una ficha con el color equivocado se ve perfectamente bien impresa. El problema aparece al procesar el lote, cuando ya está respondido. En ese punto, o se repite la aplicación —si es posible— o los datos se tabulan a mano, que es caro y lento.
Por eso conviene encargar la impresión a un proveedor que imprima habitualmente formularios de lectura óptica, y probar la escaneabilidad antes de administrar la evaluación o la encuesta.
La geometría no es libre
Timing marks
Van uniformemente espaciadas a 5, 6 u 8 por pulgada, según los requisitos del diseño.
Dos reglas prácticas:
- Se pueden retirar de las zonas de la ficha donde no haya captura de datos. Sirve para liberar espacio para encabezados o bloques de instrucciones.
- Si la ficha se va a plegar, se usan timing marks especiales de media pulgada de largo justo donde caerá el doblez. El pliegue deja una sombra que el lector puede confundir con una marca; la marca larga garantiza que lo detectado sea la real.
Response grids
Posiciones de respuesta disponibles según el paso de la rejilla
Perpendicular a el timing track el espaciado es constante y define cuántas posiciones caben a lo ancho. Un paso más amplio reduce las celdas disponibles pero deja más tolerancia frente a variaciones de impresión, algo a considerar cuando la ficha no se imprime con equipo de precisión.
Fuente: Especificaciones de diseño de formularios de lectura óptica
Paralelo a el timing track, el espaciado es de 5, 6 u 8 por pulgada. Y se puede usar más de un intervalo en la misma ficha mediante un diseño de hoja dividida, útil cuando conviven bloques de distinta densidad —por ejemplo, datos de identificación arriba y un cuestionario largo abajo—.
Designadores
Cuando el designador tiene varios caracteres —ENE, 100, FEB—, se recomienda bajar el contorno de la burbuja a una trama del 40 %. Así el trazo del óvalo no compite con el texto y este sigue siendo legible aunque se solapen.
Field context area y escritura libre
- El field context area conviene situarlo encima de las rejillas numéricas o alfabéticas. Ayuda al respondente a marcar las burbujas correctas y permite verificar el dato durante el procesamiento.
- En las write-in areas, el texto, las líneas y los sombreados van en color dropout para no interferir con lo que escriba la persona. Los rótulos, en cambio, pueden ir en negro o en otro color legible: ayudan a identificar el campo cuando después se revisa la imagen archivada.
Las instrucciones son parte del instrumento
Es la parte del diseño que más se descuida, y la que más impacto tiene en la calidad del dato. Unas buenas instrucciones producen:
- Mejor tasa de cumplimiento.
- Mayor exactitud del dato.
- Menos tiempo del respondente para completar la ficha.
- Menos tiempo del operador para procesarla.
El público incluye a quien procesa
Al preparar las instrucciones hay que pensar en todos los usuarios de la ficha, no solo en quien la responde. Casi toda ficha pasa por al menos una persona más, y esa persona también necesita saber qué hacer.
Reglas que funcionan
- Que la ficha se explique sola. Integrar las instrucciones en el propio formulario. Las hojas aparte se pierden, y entonces no hay instrucciones.
- Si van al reverso, avisarlo en el anverso. De lo contrario nadie las verá.
- Usar gráficos. Una burbuja correctamente marcada, dibujada, enseña más que un párrafo.
- Si se muestra un ejemplo de marca, usar el color real del instrumento. Si hay que rellenar en negro, el ejemplo va en negro — no en el otro color de la ficha solo porque queda bonito.
- Lenguaje llano. Las instrucciones complicadas producen confusión, no rigor.
Instrucciones que no parecen instrucciones
Varios elementos instruyen sin estar en una sección rotulada «Instrucciones»:
- El título de la ficha es una instrucción: debe decir para qué sirve y a quién va dirigida.
- Un campo de ejemplo ya rellenado muestra cómo hacerlo. Es una técnica habitual en formularios de pedido.
- La agrupación visual de las preguntas comunica la estructura sin decir nada.
Tipografía, con medida
Para destacar una instrucción sirven la negrita, el color, o ambos. Las mayúsculas también, pero con cuidado:
Demasiado texto en mayúsculas da la impresión de que se le está gritando al respondente.
Si la instrucción es larga, conviene tipografía con serifa en mayúsculas y minúsculas: se lee mejor.
Y después, probarlas
No se supone que las instrucciones funcionan: se comprueba.
- El diseñador rellena la ficha que diseñó.
- Se pide a otras personas que la completen siguiendo las instrucciones.
- Se les pide que anoten las dificultades que tuvieron.
- Se revisan las fichas resultantes para ver si están bien rellenadas.
Es media hora de trabajo que evita descubrir el problema con dos mil fichas ya aplicadas.
Checklist de diseño
- ¿Está decidido lápiz o tinta antes de elegir colores?
- ¿Los colores de burbujas y designadores son dropout aprobados?
- ¿Hay timing mark en cada línea que contiene datos legibles?
- ¿Si la ficha se pliega, hay marcas largas en los dobleces y ninguna respuesta en esas líneas?
- ¿Los designadores multicarácter llevan el contorno al 40 %?
- ¿El field context area está encima de las response grids que lo necesitan?
- ¿Las write-in areas tienen líneas y sombreados en dropout, y rótulos legibles?
- ¿Las instrucciones están donde se necesitan, no todas al inicio?
- ¿Se probó la ficha con personas reales antes de imprimir el tiraje?
- ¿Se procesó un lote de prueba completo para verificar escaneabilidad?
Conclusión
Diseñar una ficha óptica es un ejercicio de restricciones: la geometría la fija el equipo, el color lo fija la física del lector y el contenido lo fija el instrumento de medición. El margen creativo real está en la organización de la información y en las instrucciones.
Y de las diez preguntas del checklist, las dos últimas son las que separan un proyecto que funciona de uno que se descubre roto el día de la aplicación.
En la tercera parte cerramos con lo que ocurre después del diseño: impresión, plegado y manipulación, donde una ficha perfectamente diseñada todavía puede echarse a perder.
Esta serie:
- Anatomía de una ficha óptica OMR — los nueve elementos
- Diseño de fichas ópticas: criterios, colores e instrucciones (este artículo)
- Impresión, plegado y manipulación de fichas
