Las cuentas por cobrar son el talón de Aquiles financiero de muchas empresas peruanas: facturas vencidas que nadie rastrea, recordatorios que se envían tarde (o nunca), y un equipo de cobranzas que dedica el 80% de su tiempo a tareas repetitivas en vez de negociar con morosos complejos.
La automatización transforma la cobranza de un proceso manual y reactivo en un sistema inteligente que envía el mensaje correcto, al deudor correcto, en el momento correcto.
El Proceso de Cobranza: Manual vs. Automatizado
flowchart TB
A[Factura vencida] --> B{Días de mora}
B -->|1-7 días| C[Recordatorio amable<br/>Email automático]
B -->|8-15 días| D[Segundo recordatorio<br/>Email + WhatsApp]
B -->|16-30 días| E[Llamada telefónica<br/>Agente de cobranza]
B -->|31-60 días| F[Carta formal<br/>Generada por IA]
B -->|61-90 días| G[Notificación pre-legal<br/>Firma digital]
B -->|90+ días| H[Derivar a legal<br/>o castigo contable]
C & D --> I{¿Pagó?}
I -->|Sí| J[Registrar pago<br/>Actualizar estado]
I -->|No| B
Pipeline de Cobranza Automatizada
| Etapa | Trigger | Acción Automática | Canal | Intervención Humana |
|---|---|---|---|---|
| Pre-vencimiento | -3 días | Recordatorio de pago próximo | Ninguna | |
| Día 1 de mora | Vencimiento | Primer aviso cordial | Ninguna | |
| Día 7 | 7 días mora | Segundo aviso + estado de cuenta | Email + WhatsApp | Ninguna |
| Día 15 | 15 días mora | Tercer aviso con urgencia | WhatsApp + SMS | Opcional (revisar) |
| Día 30 | 30 días mora | Carta formal generada por IA | Email con PDF firmado | Revisión de carta |
| Día 45 | 45 días mora | Llamada de agente + escalamiento | Teléfono | Agente llama |
| Día 60 | 60 días mora | Notificación pre-legal | Carta certificada | Aprobación legal |
| Día 90 | 90 días mora | Derivar a cobranza judicial o castigo | Legal/Contable | Decisión gerencial |
Herramientas
| Herramienta | Función | Precio |
|---|---|---|
| ERP (módulo CxC) | Tracking de facturas y pagos | Incluido en ERP |
| Zapier/Make + WhatsApp API | Envío automático de recordatorios | US$ 50-200/mes |
| Power Automate | Workflows de escalamiento | Incluido en M365 |
| ChatGPT/Claude API | Generar cartas de cobranza personalizadas | US$ 20-100/mes |
| Acepta / DocuSign | Firmar cartas pre-legales | US$ 20-50/mes |
ROI
| Concepto | Sin Automatización | Con Automatización | Mejora |
|---|---|---|---|
| Días promedio de cobro (DSO) | 45-75 días | 25-40 días | 35-45% reducción |
| Facturas cobradas antes de 30 días | 55-65% | 80-90% | +20-30 pp |
| Costo de cobranza por factura | S/ 15-40 | S/ 2-8 | 80% reducción |
| Personal dedicado | 2-3 personas full-time | 1 persona supervisora | 60% reducción |
| Monto recuperado adicionalmente | — | 15-25% más cobrado | Impacto directo en flujo de caja |
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