Destrucción Segura y Certificada de Documentos: Normativa Peruana, Cadena de Custodia y Protección de Datos

Introducción: el eslabón perdido de la gestión documental

Casi todas las organizaciones peruanas tienen una política de archivo. Muy pocas tienen una política de destrucción. Esa asimetría es el origen de un problema silencioso: depósitos llenos de originales físicos que ya cumplieron su plazo legal, que nadie sabe cómo eliminar correctamente y que se vuelven más riesgosos con cada año que pasan acumulados. La digitalización agravó la paradoja: hoy convive el archivo digital con la pila de papel original que nadie se atreve a tocar.

Lo que pocas organizaciones documentan es que tirar documentos con datos personales a la basura común es una infracción activa de la Ley 29733 de Protección de Datos Personales, independientemente de si alguien sufre un daño concreto. No es una zona gris: la empresa propietaria sigue siendo responsable de esos datos incluso después de que el residuo salió de sus instalaciones. Y la fiscalización dejó de ser teórica. Con el DS 016-2024-JUS vigente desde marzo de 2025, una Autoridad Nacional de Protección de Datos (ANPDP) notablemente más activa y multas que ya se cuentan en millones de soles, 2025 marca un punto de inflexión real.

Este artículo cubre el marco legal aplicable —DL 681, Ley 29733, DS 016-2024-JUS y normativa sectorial—, cuándo es legal destruir y cuándo el proceso está bloqueado, los métodos y niveles de seguridad reconocidos, cómo redactar un acta de destrucción válida, la cadena de custodia y los criterios para contratar correctamente a la empresa ejecutora.

El ciclo de vida completo: de la creación a la destrucción

La destrucción debe ser una decisión deliberada, no una omisión. Existe una diferencia jurídica enorme entre “ya no necesito este documento” y “puedo destruir este documento legalmente”. La primera es una percepción operativa; la segunda exige verificar plazos, ausencia de procesos activos y, en muchos casos, una habilitación legal previa.

El ciclo de vida documental tiene siete fases, y la última es la más ignorada:

1. Creación o recepción del documento
2. Clasificación y registro en el inventario documental
3. Uso activo durante la operación
4. Archivo y conservación dentro del plazo legal
5. Evaluación y auditoría interna del expediente
6. Digitalización certificada, cuando aplica
7. Destrucción documentada y disposición final

Antes de llegar a la fase 7, hay condiciones que bloquean el proceso aunque el plazo de retención ya esté vencido:

• Fiscalización tributaria activa por SUNAT
• Auditoría laboral en curso (SUNAFIL)
• Proceso judicial o arbitral donde el documento sea prueba
• Investigación penal o administrativa abierta
• Plazo de retención no vencido para ese tipo de documento

Si cualquiera de estas condiciones se cumple, la destrucción no solo es prematura: puede constituir una infracción agravada.

¿Cuándo es legal destruir? Plazos por tipo de documento

No existe un plazo único. Cada tipo de documento responde a una norma y a una entidad reguladora distinta. La siguiente tabla resume los plazos mínimos de referencia en el marco peruano:

Uno de los errores más costosos en la práctica es creer que escanear un comprobante con el escáner de oficina autoriza destruir el original. No lo hace. Para efectos tributarios, solo la microforma certificada bajo el DL 681 con fedatario juramentado sustituye legalmente al papel. Además, el plazo de 5 años corre desde la fecha de la declaración, no desde la creación del documento, un detalle que cambia por completo el cálculo de cuándo un comprobante puede destruirse válidamente.

La digitalización certificada como habilitante legal: el rol del DL 681

Una microforma bajo el Decreto Legislativo 681 sustituye al documento original para todos los efectos legales (Art. 8). Sin este paso, el soporte digital es solo una copia de referencia, sin valor probatorio equivalente al papel. Esa es la diferencia entre tener un escaneo y tener un documento que SUNAT, la SBS o un juez aceptarán como sustituto del original.

La figura clave es el fedatario juramentado: un abogado con diploma técnico de idoneidad, registrado en el Colegio de Abogados y juramentado ante magistrado. Su intervención produce tres actas que dan validez al proceso:

• Acta de apertura: datos identificatorios del lote documental
• Acta de cierre: número de documentos e índice sintético
• Acta de conformidad: verificación de integridad y fidelidad

Estas actas se micrograban como primera y última imagen del archivo, mientras los originales se encuadernan y conservan.

El Art. 16 del DL 681 regula expresamente la eliminación del original una vez incorporado a la microforma. Sus reglas son estrictas:

• La eliminación del original es opcional, no automática.
• Existe prohibición expresa de incineración para originales privados microformados.
• Es obligatorio notificar por escrito al director del archivo regional o local, adjuntando el catálogo correspondiente.
• El director dispone de 3 meses para reclamar piezas con valor histórico o cultural.
• El propietario debe seleccionar y conservar las piezas de valor histórico antes de eliminar el resto.

A este marco se suma la NTP 392.030-2:2015 del INACAL, estándar para las organizaciones que producen y almacenan microformas, con requisitos de cadena de custodia y registro de destrucción de soportes defectuosos. En Perú, SGS es el auditor acreditado por INACAL para certificar el cumplimiento de esta norma.

Métodos de destrucción: cuál usar según el tipo de documento

Trituración industrial

Es el método principal. El estándar técnico de referencia es la norma DIN 66399, que clasifica el nivel de seguridad según el tamaño de partícula resultante:

Para cualquier documento con datos personales, el nivel P-4 es el mínimo aceptable; para datos sensibles, el estándar recomendado sube a P-5.

El servicio puede prestarse in situ —la trituradora opera en las instalaciones del cliente, eliminando el riesgo de fuga durante el transporte— o off-site, donde el cliente entrega cajas precintadas, lo que exige una cadena de custodia rigurosamente documentada.

Incineración

La incineración está prohibida por el Art. 16 del DL 681 para originales privados que ya fueron microformados. Para documentos fuera de ese régimen, puede ser válida solo si la instalación cuenta con autorización del MINAM y emite el certificado correspondiente. En la práctica, se usa con menos frecuencia que la trituración, tanto por razones ambientales como de trazabilidad.

Desmaterialización auditable

Es la ruta más sólida legalmente. Combina los pasos anteriores en una secuencia ordenada:

1. Digitalización certificada bajo DL 681 + NTP 392.030-2:2015 con fedatario juramentado.
2. Las actas del fedatario otorgan pleno valor probatorio al archivo digital.
3. El microarchivo digital se almacena con seguridad equivalente al papel.
4. El original se elimina legalmente, con notificación al archivo regional.
5. El acta de destrucción del original se genera como parte del expediente certificado.

Esta es la única ruta que habilita que SUNAT, la SBS o un juez acepten el documento digital como sustituto pleno del papel.

Destrucción de soportes digitales

Los soportes electrónicos requieren métodos específicos: desmagnetización (degaussing) y destrucción física para discos duros, trituración óptica para CD/DVD, y destrucción física certificada para USB y cintas magnéticas. Todos se clasifican como RAEE y deben gestionarse a través de una empresa autorizada para residuos electrónicos.

La Ley 29733 y el DS 016-2024-JUS: el papel como portador de datos personales

Cualquier documento con un nombre, un DNI o un dato sensible está bajo la Ley 29733: contratos con datos del trabajador, historias clínicas en papel, expedientes de crédito, nóminas y formularios de postulación. La obligación de destruir correctamente no nace del soporte, sino del dato que contiene.

La ley impone obligaciones concretas sobre la eliminación. El Art. 9 exige medidas técnicas, organizativas y legales para garantizar la seguridad de los datos personales, incluida su eliminación. El principio de finalidad ordena eliminar los datos cuando ya no cumplan el propósito para el que fueron recabados, y el principio de proporcionalidad prohíbe conservarlos más tiempo del necesario.

El DS 016-2024-JUS, vigente desde el 30 de marzo de 2025, refuerza este marco en tres aspectos concretos:

• Principio de minimización reforzado: la eliminación de datos personales —incluido el soporte físico— al cumplirse la finalidad pasa de ser una opción a ser una obligación activa.
• DPO obligatorio para entidades que tratan datos sensibles a escala, con plazos escalonados (las grandes empresas hacia fines de 2025 y plazos más extensos para las pequeñas en años siguientes). El DPO valida que los protocolos de destrucción cumplan el principio de finalidad.
• Notificación de incidentes en 48 horas: el extravío o la destrucción no autorizada de documentos con datos personales es un incidente de seguridad reportable a la ANPDP.

En cuanto a sanciones, los números hablan solos. La ANPDP impuso en 2024 sanciones que, en conjunto, superan los S/ 13 millones, y la actividad fiscalizadora de 2025 creció de forma sostenida respecto al año anterior. La sanción máxima alcanza las 100 UIT —del orden de medio millón de soles—, y los sectores más expuestos son el financiero, las telecomunicaciones y la salud.

El acta de destrucción: cómo redactarla para que sea válida

Una vez destruido el documento, el acta es la única evidencia de que existió y de que fue eliminado conforme a ley. Ante SUNAT, SUNAFIL, la SBS o la ANPDP, la ausencia del acta equivale a una destrucción irregular: no es posible probar ni que el documento existió ni que se eliminó correctamente.

El contenido mínimo exigible ante cualquier auditoría incluye:

• Encabezado e identificación: nombre y número del acta; fecha, hora y lugar; razón social y RUC de la empresa propietaria; razón social, RUC y número de autorización MINAM de la empresa ejecutora (EORS).
• Descripción del material: inventario por tipo de documento, serie, período cubierto y volumen o peso estimado; fundamento legal de la eliminación (plazo vencido y norma que lo ampara); declaración de que no existen fiscalizaciones ni litigios activos.
• Método y equipo: método empleado, nivel de seguridad DIN aplicado (P-4, P-5, etc.) y, cuando corresponda, marca, modelo y número de serie del equipo.
• Cadena de custodia: empresa de transporte, matrícula del vehículo y precintos, si es off-site; horas de recepción e inicio de la destrucción; número de manifiesto de residuos sólidos.
• Firmas: representante legal de la empresa propietaria; responsable de la EORS con credenciales vigentes; al menos dos testigos; el DPO cuando aplique bajo el DS 016-2024-JUS; y el fedatario juramentado cuando la destrucción sea bajo el régimen DL 681.
• Conformidad y disposición de residuos: declaración jurada de correspondencia exacta entre inventario y material destruido, y número de manifiesto de entrega a la recicladora EORS.

Bajo el régimen DL 681, las tres actas del fedatario, la notificación al archivo regional y la evidencia del vencimiento del plazo de 3 meses forman parte integral del expediente y se conservan con el mismo nivel de seguridad que el microarchivo.

La regla práctica sobre el tiempo de conservación del acta es directa: si el documento destruido tenía un plazo X, el acta se conserva por X adicional. Para documentos tributarios y laborales, al menos 5 años más; para documentos bancarios, al menos 10 años más.

Cadena de custodia: del archivo al destructor sin puntos ciegos

La cadena de custodia protege a la empresa contratante. Si un documento aparece en manos de terceros tras la entrega al destructor, la empresa puede demostrar exactamente qué ocurrió en cada etapa. Sin cadena de custodia documentada, la empresa propietaria sigue siendo responsable bajo la Ley 29733 incluso después de la entrega.

Los seis eslabones de una cadena bien construida en modalidad off-site son:

1. Inventario y preparación en origen: clasificación, numeración correlativa y pesado de cada caja como control de integridad.
2. Precintado y sellado en origen: cierre con precinto numerado y firmado por el cliente, con fotografía del precinto como evidencia.
3. Recibo de entrega: documento firmado por ambas partes con número de cajas, de precintos, peso total y hora; en este momento se transfiere formalmente la responsabilidad.
4. Transporte y control de ruta: empresa identificada con RUC y matrícula, hoja de ruta con horarios y restricción de paradas no autorizadas.
5. Recepción en el destructor: verificación de la integridad de los precintos, registro de hora y protocolo de incidente inmediato si algún precinto presenta irregularidades.
6. Destrucción y certificado final: registro de la operación —fecha, horas de inicio y fin, operador—, certificado de destrucción inmediato y manifiesto de residuos a la recicladora EORS.

En la modalidad in situ, la cadena se simplifica pero no desaparece: el cliente no pierde de vista los documentos en ningún momento, el registro de operación del equipo tiene el mismo valor probatorio y el acta se firma al finalizar, en las propias instalaciones del cliente.

EORS MINAM: por qué importa contratar a la empresa correcta

Una EORS es una Empresa Operadora de Residuos Sólidos inscrita en el registro del MINAM. El papel triturado es residuo no peligroso, y la empresa que lo genera debe estar inscrita como EORS. Contratar a una empresa no registrada convierte a la propietaria en co-responsable por disposición irregular de residuos bajo la Ley 28611.

Antes de contratar conviene verificar el registro: consultar el padrón público del MINAM, solicitar copia del certificado de inscripción vigente —no solo el número— y confirmar que cubre el tipo de residuo específico (papel y cartón, y electrónicos si aplica).

En el contrato de servicio se debe exigir, como mínimo: el certificado EORS vigente como anexo, el nivel de seguridad DIN garantizado contractualmente, la modalidad y el protocolo de cadena de custodia, el plazo de entrega del certificado de destrucción y del manifiesto, una cláusula de confidencialidad con consecuencias ante fuga de información y, en servicios off-site, un seguro de responsabilidad civil para el transporte.

El riesgo de contratar a un reciclador de cartón no certificado es concreto: el papel desaparece físicamente, pero la empresa no emite un certificado válido ante auditores, no garantiza el nivel de trituración —puede solo compactar el material— y carece de protocolo de cadena de custodia. La empresa propietaria no queda liberada de su responsabilidad bajo la Ley 29733.

Los errores más comunes y sus consecuencias

• Desechar en la basura común: infracción activa bajo la Ley 29733, con multas de hasta 100 UIT, exista o no daño real.
• Confundir digitalización ordinaria con habilitación para destruir: el escaneo sin fedatario no sustituye al original ante SUNAT, la SBS o un juez.
• Destruir durante una fiscalización activa de SUNAT: puede constituir obstrucción y agravar la infracción, con posible denuncia penal.
• Contratar reciclaje en lugar de EORS certificada: el certificado carece de validez ante auditores y expone a multas por disposición irregular.
• No conservar el acta: ante SUNAT u otras entidades fiscalizadoras, la empresa no puede probar que destruyó legalmente.
• Destruir planillas de pago: tienen conservación permanente; su eliminación genera contingencias laborales directas.
• Incinerar sin autorización del MINAM: viola la Ley 28611 y, para microformas, el Art. 16 del DL 681.
• Omitir la notificación al archivo regional bajo DL 681: invalida el procedimiento y puede inhabilitar al fedatario interviniente.
• Destruir documentos con valor histórico sin selección previa: vulnera el Art. 16 del DL 681, con implicancias frente al Ministerio de Cultura.
• No actualizar la política de retención con el DS 016-2024-JUS: ignora el ciclo de vida de los datos personales e incumple el principio de minimización reforzado.

Casos prácticos por sector

Salud. Historias clínicas en papel que cumplieron 20 años según la NTS 139-MINSA o que están respaldadas en microforma. Por contener datos de salud —la categoría más sensible bajo la Ley 29733—, el proceso recomendado es: digitalización certificada con fedatario, verificación de ausencia de litigios médico-legales, inventario con fechas de apertura y cierre, destrucción P-5 con EORS, y acta firmada por el director médico, la EORS y el DPO.

Financiero-bancario. Expedientes de crédito, documentación KYC y contratos de garantía. La SBS revisa los protocolos de destrucción en sus auditorías de cumplimiento; el plazo de referencia es de 10 años desde la extinción de la obligación, y la UIF puede exigir plazos mayores durante investigaciones AML activas. Lo habitual en el sector: destrucción P-5 in situ o con contenedores blindados, acta validada por el oficial de cumplimiento y el DPO, cadena de custodia conservada por 10 años adicionales.

Recursos Humanos. El error estructural más frecuente es destruir todo el archivo sin distinguir por tipo documental. Las boletas se destruyen a los 5 años; las planillas, nunca; los registros de accidentes a los 10 años; los registros de enfermedades ocupacionales a los 20. La ruta correcta es auditoría previa por tipo, inventario segregado por plazo y destrucción por lotes con acta específica por serie documental.

Sector público. La Directiva 001-2018-AGN/DAI exige aprobación del Comité de Evaluación Documental (CED) y autorización previa del Archivo General de la Nación para documentos con posible valor histórico. El acta de eliminación debe seguir el formato AGN y contar con el respaldo del archivo regional correspondiente.

Agroindustria y exportación. Certificados fitosanitarios SENASA, guías de remisión, manifiestos y contratos internacionales. La complicación específica: los contratos internacionales pueden estar sujetos a legislación extranjera, lo que obliga a verificar antes de destruir. A medida que avanza la digitalización de la trazabilidad agroindustrial, la destrucción del papel original es el paso final que la mayoría de empresas del sector aún no atiende sistemáticamente.

Lista de verificación: destrucción segura paso a paso

Antes de iniciar

• Inventario completo con tipo de documento, fecha de creación y fecha de vencimiento del plazo
• Verificación de ausencia de fiscalización tributaria (SUNAT) y auditoría laboral (SUNAFIL)
• Verificación de ausencia de procesos judiciales, arbitrales o penales donde el documento sea prueba
• Validación del DPO de que los datos personales ya cumplieron su finalidad
• Selección de piezas con valor histórico y notificación al archivo regional (DL 681, Art. 16), con cómputo del plazo de 3 meses

Durante el proceso

• Contrato firmado con EORS MINAM y certificado vigente adjunto
• Precintos numerados y firmados antes de salir de las instalaciones (off-site)
• Recibo de entrega con número de cajas, precintos, peso y hora
• Nivel DIN P-4 mínimo para datos personales; P-5 para datos sensibles
• Registro de cadena de custodia del transporte

Al terminar

• Acta de destrucción firmada por ambas partes, DPO y testigos
• Manifiesto de residuos sólidos MINAM como evidencia de disposición final
• Acta archivada por el período de prescripción correspondiente al tipo de documento destruido
• Actualización del inventario documental interno
• Eliminación de copias digitales no certificadas que acompañaban los originales

Conclusión: destruir bien es tan importante como archivar bien

El ciclo documental no termina en el archivo: termina en la destrucción documentada. La combinación de digitalización certificada (DL 681 + NTP 392.030-2:2015), acta de destrucción válida y EORS MINAM es la única ruta que protege completamente a la empresa, porque cubre a la vez el valor probatorio del documento, la trazabilidad de su eliminación y el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

Con el DS 016-2024-JUS en vigor y una fiscalización de la ANPDP en sostenido crecimiento, el cálculo cambió: el costo de no hacerlo bien hoy es significativamente mayor que el costo de un servicio certificado. Destruir por omisión dejó de ser una decisión neutral; es, en sí misma, una fuente activa de riesgo regulatorio.